Professionelles Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint

Professionelles Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

  • Leasingverträge
  • Arbeitsverträge
  • Handyverträge
  • Lieferantenverträge
  • Kundenverträge
  • Wartungsverträge
  • Mietverträge
  • Lizenzverträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

Jeder einzelne Vertrag kann Auswirkungen auf den Geschäftserfolg eines Unternehmens haben. Entsprechend wichtig ist es, jederzeit einen Überblick über die Vertragskonditionen und die möglichen Auswirkungen zu behalten, seien es Kündigungsfristen, Termine für automatische Vertragsanpassungen, auslaufende Verträge usw.

Darüber hinaus unterliegen nicht standardisierte Verträge in aller Regel einem Gestaltungsprozess. In der Entwurfsphase durchläuft beispielsweise ein Mietvertrag mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Und die gültige, unterschriebene Version muss in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. Auch hierfür bietet sich – neben der Ablage in einem Papierordner – eine digitale Ablage an.

In vielen Unternehmen erfolgt die Bearbeitung und Ablage von Vertragsdokumenten im Dateisystem. Dies wirft eine Reihe von Problemen auf, müssen doch die Elemente des Vertragslebenszyklus sehr sorgfältig und manuell bearbeitet und gepflegt werden:

  1. Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags von Entwurf bis zu finaler Fassung,
  2. Abstimmungsprozess zwischen den Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen und ggf. Anwalt oder externer Dienstleister,
  3. Zugriffsrechte auf Vertragsdaten (denken Sie nur an den Zugriffsschutz bei Arbeitsverträgen)
  4. spezielle Speicherung von Vertragsversionen, so dass nur Berechtigte Zugriff haben (Berechtigung zur Anzeige oder Änderung),
  5. Ablage von Schrift-/Mailverkehr zu den Dokumenten,
  6. interne Genehmigung der Verträge über Workflow-Funktionalitäten,
  7. Vorhalten des aktuellen Originalvertrags mit Unterschriften (durch Scannen) im zentralen System,
  8. schnelle und einfache Suche des Vertrages über das System,
  9. Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfass- und kontrollierbar gemacht werden.

Ein professioneller Ansatz mit ECSpand

Basierend auf der Plattform Microsoft stellen wir unseren Kunden mit dem ECSpand Vertragsmanagement eine professionelle Lösung zur Verfügung, die nicht nur den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abbildet, sondern auch wichtige Auswertungen und Archivierungsfunktionen bereitstellt und überdies – wie immer bei Microsoft – sehr einfach und mit wenig Aufwand auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden kann. Die folgenden Basisinformationen verwalten Sie mit dem ECSpand Vertragsmanagement:

  • Vertragsstammdaten
  • Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Sonstige Vertragsfristen
  • Vertragskosten
  • Vertragsdokumente
  • Aufgaben
  • Notizen
  • Benachrichtigungen
  • Zugriffsrechte

Das Prinzip der Vertragsakte

Spezifische Angaben zu bestimmten Vertragsarten oder speziell für Ihr Unternehmen erforderliche Angaben können Sie ohne Einschränkungen zusätzlich verwalten. Das Hinzufügen weiterer Merkmale wie z.B. Skonto-Konditionen bei Lieferantenverträgen oder Konditionsveränderungen bei Staffelmietverträgen geschieht während der Einführung und Installation und ist auch nachträglich mit sehr geringem Aufwand möglich. Darüber hinaus stehen für das einfache Suchen, Anzeigen, Archivieren und Strukturieren der Vertragsinformationen und Vertragsdokumente Funktionen zur Verfügung. So erfolgt die Ablage nach dem Aktenprinzip, nach dem Vertragsinformationen und Vertragsdokumente zusammen und in logischen Vertragsakten verwaltet werden. In papiergebundener Form würde die Vertragsakte einem Ordner im Aktenschrank entsprechen, auf dessen Ordnerdeckel wichtige Vertragsdetails zu finden sind und der neben dem unterschriebenen Vertrag auch Notizen oder die Kommunikation zwischen den Vertragspartnern enthält.

Laufzeiten und Kündigungsfristen

Die Laufzeiten von Verträgen gestalten sich häufig sehr unterschiedlich. Allen Verträgen ist der Vertragsbeginn gemein. Da es zu einem Vertrag nicht zwangsläufig ein definiertes Vertragsende geben muss, können z.B. Informationen wie Mindestvertragslaufzeit und automatische Verlängerung angegeben werden. Über die Kündigungsfrist in Monaten und die Kündigungswirkung wird automatisch der Kündigungsstichtag ermittelt.

Verwaltung der eigentlichen Vertragsdokumente

Neben den Vertragsstammdaten können die eigentlichen Vertragsdokumente (z.B. unterzeichneter Vertrag) und vertragsrelevante Dokumente, wie z.B. Schriftwechsel, Anhänge, etc., verwaltet werden. Bestehende Vertragsdokumente können Sie – wie bei Webformularen üblich – einzeln oder als Gruppe mehrerer Dokumente hochladen oder alternativ über eine Explorer-Ansicht wie im Dateisystem „kopieren und einfügen“. Darüber hinaus können Sie hochgeladene Dokumente mittels Kontextmenü weiter bearbeiten und verwalten.

Verwaltung von Zugriffsrechten
Die Zugriffsrechte werden auf Vertragsaktenebene definiert, d.h. die Rechte auf Vertragsdokumente, Fristen, Notizen, etc. entsprechen den Rechten auf der Vertragsakte. Hier ist eine einfache Unterscheidung möglich beispielswiese in Benutzer, die lediglich Leserechte besitzen, und solche, die Vertragsdokumente bearbeiten dürfen. 

Benachrichtigungen für Vertragsakten

Durch automatische Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass Sie bereits im Vorfeld automatisch per E-Mail informiert werden, wenn bestimmte Kündigungsfristen beachtet werden müssen, und zwar vollkommen automatisch.

Bei aktivierter Benachrichtigung wird eine vordefinierte, administrativ konfigurierbare Zahl an Monaten von dem Kündigungsstichtag abgezogen und als „Benachrichtigungsbeginn“ automatisiert eingetragen. Benachrichtigungsintervall, Empfänger und Benachrichtigungstext sind frei konfigurierbar.

 Genehmigen und Abzeichnen von Vertragsversionen
Die Abbildung eines Genehmigungsprozesses durch einen oder mehrere Zeichnungsberechtigte ist ohne Weiteres möglich. Der in Ihrer Organisation gewünschte Genehmigungsprozess kann mit den Standardfunktionen von Microsoft SharePoint leicht und ohne Programmierkenntnisse eingerichtet werden.

Fazit

Eine umfassende Vertragsmanagement-Lösung bietet zwei entscheidende Vorteile:

  1. Eine komplette Übersicht über alle vertraglichen Vorgänge mit der Sicherheit, immer rechtzeitig und proaktiv handeln zu können.
  2. Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen beim Erstellen, Verwalten, Archivieren und Wiederauffinden relevanter Vertragsinformationen.

Wir beraten Sie gerne bei Ihren Überlegungen zum Vertragsmanagement und setzen das für Sie maßgeschneiderte Vertragsmanagement in kompakter Form um. Sprechen Sie uns an!

 
Kommentare

Cool! Danke für den guten Artikel. Alles ist super erklärt.

Danke für das Lob, freut mich sehr und Grüße nach München

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