Microsoft und SAP zusammenzuführen kann Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen

Microsoft und SAP zusammenzuführen kann Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen

In vielen Unternehmen liegen Dokumente häufig in unstrukturierter Form vor. hilft hier mit einer sehr einfach zu bedienenden Plattform, sie so abzulegen, dass sie später leicht widerauffindbar sind. Sie werden mit Schlagworten versehen und automatisch versioniert. Außerdem lässt sich damit nachhalten, welcher Mitarbeiter wann an welcher Version gearbeitet hat. Darüber hinaus wird verhindert, dass gleichzeitig mehrere Personen ein Dokument verändern. Diese Form von Dokumentenmanagement, gut integriert in die Office-Welt und gleichzeitig angebunden an eine Unternehmenssoftware wie , ermöglicht daher deutliche Produktivitätssteigerungen bei der modernen Büro- und Teamarbeit.

Ob SAP, IBM, Microsoft oder Open Source: Immer mehr Hersteller öffnen sich auch für andere Systemwelten. Sie kommen damit dem zentralen Wunsch der Benutzer nach mehr Interoperabilität nach. Die Zeiten geschlossener Systeme scheinen vorbei. Aber in den IT-Landschaften vieler Unternehmen kommen oftmals noch heterogene Systeme zum Einsatz, die erst ineinander integriert werden müssen. SAP stellt heute eine Standardplattform zur Verfügung, um ERP-Prozesse im Finanzwesen, der Personalabteilung oder auch der Produktion abzubilden. In Unternehmen, die häufig mit unstrukturierten Informationen zu tun haben, dominiert hingegen meist die Microsoft-Welt. Dokumente werden in Word verfasst, Emails über Outlook ausgetauscht, Datenanalysen und Berichte häufig mit Excel erstellt. Da liegt es nahe, beide Welten miteinander zu verheiraten.

Typische Arbeitsprozesse vereinfachen

Viele Arbeitsprozesse lassen sich mit Hilfe von SharePoint erheblich vereinfachen. Beispielhaft dafür ist die Angebotserstellung. Ein Großteil der Aktivitäten, die mit der Erstellung eines Angebotes verbunden sind, besteht in der Kommunikation mit Kunden und Kollegen. Aber auch im Erstellen und Verarbeiten von Dokumenten, im Kalkulieren und möglicherweise auch im Aushandeln von Preisen, in der Analyse und Konsolidierung von Daten und Informationen, die außerhalb eines SAP-Systems entstehen. Die in SAP eingepflegten und verwalteten Informationen machen nur einen kleinen Teil der gesamten Daten aus. SAP verwaltet allein den Teil der Informationen, der strukturiert erfasst und verarbeitet werden kann. Dazu zählen Kundenstammdaten, Artikel oder Preise. Die meisten für den Prozess benötigten Informationen sind jedoch unstrukturiert und entstehen außerhalb des SAP-Systems. Hier sind unter anderem Anfragen eines Kunden, die per Post, Fax oder Email eingehen oder auch Gesprächsnotizen aus Telefonaten mit den Kunden gemeint. Angebotskalkulationen, die mehrere Versionen durchlaufen oder solche, die durch eine weitere Person genehmigt werden müssen, zählen ebenso dazu wie Ergebnisse und Zwischenergebnisse von Kundenverhandlungen, die festgehalten werden müssen. Derartige Beispiele gibt es viele. Fast immer entstehen bei der normalen Büroarbeit strukturierte und unstrukturierte Informationen, und mit ihren Stärken in jeweils einem dieser Bereiche sind SAP und SharePoint ideal für eine Integration geeignet.

SAP und Microsoft miteinander verbinden

Der SharePoint-Server umfasst eine Reihe von Funktionen, die Arbeitsabläufe vereinfachen. Benutzer haben damit die Möglichkeit Webportale bereitzustellen, aber auch Dokumente und Dokumentversionen zu verwalten, die Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Teams zu erleichtern oder Workflows und Unternehmensprozesse zu automatisieren. Diese variable Plattform muss aber stets an die Anforderungen der Nutzer angepasst werden. Diese Anpassungsarbeiten sind mit Hilfe von Vorlagen und verfügbaren Werkzeugen oft sehr schnell möglich, so auch die Anbindung an ein SAP-System.

Die einfachste Form der Integration ist eine rein visuelle, die ohne Schnittstellen oder Programmierung auskommt. Über den iView-Webpart können jegliche iView-Inhalte aus einem SAP-System in einem SharePoint-WebPart angezeigt werden. Dies genügt für einfache Darstellungen von SAP-Inhalten. Vor einer weitergehenden Integration müssen aber geeignete Schnittstellen eine einfache Kommunikation zwischen SAP und der Microsoft-Welt ermöglichen. So wurde für das SAP GUI und NetWeaver von SAP eine Schnittstelle entwickelt, um die Kommunikation mit der ERP Central Component zu erlauben. Andere Systeme können mit Hilfe von SOA ohne große Herausforderungen bei der Programmierung Verbindungen zu SAP herstellen und SAP-Daten bearbeiten. Bei SharePoint bietet dies der Geschäftsdatenkatalog, um auf flexible Weise und in aller Regel ohne Programmierung SAP-Daten in Form von konfigurierbaren Listen in ein SharePoint-Portal einzubinden. Diese Daten stehen dann für eine weitere Bearbeitung in SharePoint zur Verfügung. Sie können beispielsweise in den Suchindex aufgenommen werden und über eine Google-ähnliche Enterprise Search wieder gefunden werden. Sie lassen sich darüber hinaus mit SharePoint-eigenen Filtern analysieren oder durch die Office-Integration dynamisch in Excel weiterverarbeiten, ohne dass eine Kopie der Echtdaten angelegt werden muss. Ebenso können diese Daten, beispielsweise aus einem Angebotsprozess in SAP, mit Dokumenten und unstrukturierten Informationen aus der Kommunikation mit Kunden oder Mitarbeitern verknüpft werden. Dazu werden letztere in der SharePoint-Dokumentverwaltung abgelegt und über einen Link aus der SAP-Datenliste heraus betrachtet. Ein Benutzer kann so Angebotsdetails aus dem SAP-System einsehen und sich auf Wunsch die zugehörige Kommunikation mit dem Kunden, Vorab-Angebotskalkulationen, oder ähnliches abrufen.

 Authentifizierung der Benutzer

Ein wichtiger Punkt der Integration ist die Authentifizierung der Anwender. Benutzer wünschen sich im Idealfall eine einmalige Anmeldung, mit welcher der Zugriff auf alle Funktionen besteht, für die die erforderlichen Berechtigungsstufen vorliegen. Ein Single-Sign-On-Service dient dazu, die Benutzer durchgängig zu authentifizieren. Hat ein Benutzer beispielsweise zwei Benutzerkonten, ein Windows-Konto im Active Directory und ein Benutzerkonto mit anderem Namen und Kennwort für den Zugriff auf das SAP-System, stellt Single Sign On eine Mapping-Datenbank zur Verfügung, welche die beiden unterschiedlichen Konten und Kennwörter in einem verschlüsselten Format einander zuordnet. So wird dem Benutzer ein durchgängiger Zugriff auf SharePoint und das SAP-System ermöglicht. An dieser Stelle gut gelöst ist, dass ein Benutzer, der mit der Enterprise Search Informationen sucht, die Suchergebnisse entsprechend seinen Berechtigungen gefiltert präsentiert bekommt.

 
Kommentare

I have already seen it somethere…
Have a nice day

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