Dokumentenmanagement und Vereinfachung der Kommunikation

Bei einem international agierenden Unternehmen im Bereich der Metallverarbeitung, das als Hersteller und Zulieferer für Blechbauteile für die Industrie operiert, sollten eine Reihe von Prozessen zwecks Vereinfachung der Kommunikation und Verschlankung der Abwicklung digitalisiert und zum Teil optimiert werden. In einem gemeinsamen Workshop wurden u.a. folgende Themen identifiziert:

Anforderungen

  • Distribution: Die sogenannten Container-Projekte umfassen kundenspezifische Änderungen an den Standardmodellen, die in einzelnen Lieferungen in einem bestimmten Zeitraum ausgeliefert werden sollen. Für diese Container-Projekte gilt es, die Lieferung entsprechend der jeweiligen Bestellung, die diese Sonderwünsche umfasst, fristgerecht zu gewährleisten. Eine Formularerfassung und ein automatischer Workflow sollen eingerichtet werden. Die Änderungsverfolgung an den Bestellungen soll für alle Teammitglieder transparent gestaltet werden.
  • Marketing und Vertrieb: Informationen zu Produkten sollen über Filterung nach Kategorie und Produktgruppe abrufbar sein. Die Zuordnung von technischen Daten, Bildern und Dokumentation zu den einzelnen Produktfamilien muss automatisch möglich sein.
  • Genehmigung von Bestellungen: Bestellungen sollen in einem zweistufigen Prozess genehmigt werden, der eine kaufmännische und eine fachliche Prüfung umfasst: Bestellungen aus der ERP-Software von Sage sollen in SharePoint analog zum Rechnungseingangsworkflow geprüft werden.
  • Rechnungseingangsprüfung: Bei der Rechnungseingangsprüfung soll eine automatische Übergabe an Sage einschließlich Ablage der eingescannten Rechnung in SharePoint, Prüfworkflow und Kontrolle gegen die genehmigte Bestellung erfolgen.
  • Entwicklungsprojekte: Bei der Konzeption und Entwicklung neuer Produkte müssen die jeweiligen Teams organisiert werden, damit im Kommunikationsverlauf keine Informationen verloren gehen. Bei der bisher über E-Mails mit angehängten Dokumenten erfolgten Kommunikation war der aktuell geltende Stand oft nicht nachvollziehbar, aufgrund der unterschiedlichen Versionen der verschickten Dokumente.
  • Corporate Intranet: Telefonlisten, Büropläne, Corporate Infos etc. sollen im schnellen Zugriff über eine zentrale Seite verfügbar sein.

Besonderheit

Ein Großteil der Prozesse sollte nach Microsoft Teams ausgelagert werden, um eine einheitliche Plattform für die unternehmensinterne Kommunikation anzubieten und die Nachteile der E-Mail-Nutzung (dass z.B. wichtige Informationen nur im Postfach eines einzigen Kollegen vorhanden sind, oder dass ein Dokument als Dateianhang verschickt und mehrmals weitergeleitet wurde, und so verschiedene Versionen davon im Umlauf sind) auszuschließen.

Ergebnis

Nicht alle Themen konnten gleichzeitig angegangen werden. In Abstimmung mit dem Kunden und unter Berücksichtigung von Phasen mit wechselnder Auslastung wurde in der ersten Projektphase zunächst die Abwicklung der Container-Projekte angesetzt:

Microsoft Teams erwies sich hier als optimale Plattform für die Verwaltung der Container-Projekte.

Für jedes Container-Geschäft wird ein Teams-Kanal angelegt, in dessen Dateien-Bereich das Bestellformular mit sämtlichen Spezifikationen abgelegt wird. Die Kommunikation zu den einzelnen Vorgängen erfolgt im Chat-Bereich des jeweiligen Kanals. Änderungen an der Bestellung können live in Teams über die Aktivitäten (die automatisch erzeugten Nachrichten im entsprechenden Feed/Kanal) verfolgt werden.

Konzeption

Die konzeptionelle Phase für die anderen Bereiche ist ebenfalls abgeschlossen, die Umsetzung der verbleibenden Themen erfolgt, sobald es die Auslastung beim Kunden erlaubt:

Für die Entwicklungsprojekte soll eine ähnliche Lösung wie für die Container-Projekte umgesetzt werden. Hier soll es für jedes neue Produkt einen eigenen Teams-Kanal geben, in dem die Spezifikationsdatei verwaltet wird und die gesamte Kommunikation rund um die Entwicklung stattfindet.

Für die Genehmigungsworkflows für Bestellungen und Rechnungen sind kundenspezifische Formulare auf Basis von SharePointOnline geplant. Eingehende Bestellungen bzw. Rechnungen sollen, falls nötig, digitalisiert und als Dateianhang per E-Mail an das entsprechend eingerichtete Postfach geschickt werden. Ein mit der Datei verknüpftes Formular wird Felder für die Metadaten der Bestellung bzw. Rechnung sowie Auswahlbuttons für den zweistufigen Genehmigungsprozess enthalten. Erst wenn alle Angaben und Prüfungen erfolgt sind, soll es möglich sein, den jeweiligen Vorgang im System abzuschließen.

Auch für die kategorisierte Ablage von Produktdokumentationen für den Vertrieb wird eine Lösung mit SharePoint Online realisiert werden.

Ebenso soll die Intranet-Seite mit Hilfe von SharePoint Online eingerichtet werden: Telefonlisten, Büropläne etc. werden dann in Dokumentbibliotheken abgelegt, die Filter- und Suchfunktionen von SharePoint helfen beim Finden von Informationen.

Die direkt auf dem SharePoint implementierten Vorgänge werden in Microsoft Teams verlinkt und sind so für die Beteiligten jederzeit schnell erreichbar.

Neben der Software-seitigen Umsetzung wird auch auf die Einführung einer IT-Governance geachtet, um einen Ordnungsrahmen für eine optimale Unterstützung der Unternehmensziele durch die IT zu schaffen. Es handelt sich um Prozessstrukturen und Organisationsvorgaben für die Infrastruktur, damit die eingesetzten Tools von allen effizient genutzt werden. So sollen z.B. Informations- und Datenwildwuchs, ineffiziente Nutzung und auch die Unsicherheit der internen Daten vermieden werden.

Das sagt der Kunde:

„Seit dem Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 ist die Nutzung gerade von Teams als geräte- und systemübergreifende, einheitliche Kommunikationslösung in unserem Unternehmen stark vorangetrieben worden.

Die Experten der Firma Locatech haben uns hier in einer entscheidenden Phase der Einführung mit externem Wissen und Beratungserfahrung kompetent unterstützt und in Zusammenarbeit mit unserer Organisation detaillierte Lösungsvorschläge für konkret vorgetragene Probleme erstellt.

Die umgesetzte erste Projektphase der Container-Projekte in Microsoft Teams hat sich dabei in der Praxis als stabile Lösung erwiesen, welche intern durch die Kollegen gut angenommen wurde und nun vollständig für alle Bestellungen dieser Art verwendet wird.“

 
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