Workflow Archives - Locatech - Unternehmensberatung für digitale Transformation

Okt

Ein Helpdesk-System – und noch viel mehr!

Stichwörter: Asset Management, CMDB, Helpdesk, Helpdesk Integration, Helpdesk-Erweiterung, Helpdeskerweiterung, Inventarverwaltung, Projektmanagement, Ticketsystem, Workflow, Zeiterfassung

Kommentare: Nein

Ende September hatte die Locatech IT Solutions wieder zu einem Online-Seminar eingeladen, diesmal zum Thema „Erweiterte Nutzungsmöglichkeiten für Ihr Helpdesk“. Unser Experten-Team Aglika Tilev und Dirk Löhn zeigte den Teilnehmenden, wie ein Helpdesk-System einfach erweitert und für zusätzliche betriebliche Prozesse in IT-Abteilungen genutzt werden kann. Zeiterfassung In einem normalen Ticketformular wie diesem hier… …lässt sich beispielweise auch direkt eine Zeiterfassung integrieren, was die Abrechnung eines Projektes sehr erleichtern kann. Die für das Projekt vereinbarten Stunden Weiterlesen

Jun

Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung – einfach erklärt

Stichwörter: Buchung, digitale Rechnungsverarbeitung, Digitale Transformation, Eingangsrechnungsverarbeitung, Invoicing, Microsoft 365, Microsoft Teams, Office 365, Online-Seminar, Rechnungseingang, Seminar, Web-Seminar, Webinar, Webseminar, Workflow

Kommentare: Nein

Auf großes Interesse stieß das von Locatech Mitte Juni angebotene Online-Seminar zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Schnell kamen die ersten Anmeldungen, und bald waren die verfügbaren Plätze belegt. In gelöster „Studioatmosphäre“ begrüßten Aglika Tilev und Dirk Löhn die Teilnehmenden und spielten mit ihnen beispielhaft den kompletten Prozess von der Aufnahme einer eingehenden Rechnung ins System über sachliche Genehmigung und Freigabe bis zur Verbuchung durch. Selbstverständlich gab es auch Raum für Fragen: diese konnten im Live-Chat gestellt werden und wurden dann direkt in der Präsentation aufgegriffen und beantwortet. So konnte Weiterlesen

Jan

Eingangsrechnungsverarbeitung für Office365

Stichwörter: Auftragsverwaltung, Bestellungen, Digitalisierung, Eingangsrechnungsverarbeitung, Freigabeprozesse, Genehmigung, Genehmigungsprozess, Gutschriften, Rechnungen, Rechnungsverarbeitung, Workflow

Kommentare: Nein

Wäre es nicht schön, wenn… … Bestellscheine, Lieferscheine, Gutschriften und Eingangsrechnungen automatisch durch einen Workflow entsprechend bearbeitet würden? … der Genehmigungsprozess für Gutschriften und Rechnungen automatisch angestoßen würde? …der Zustand einer Bestellung jederzeit schnell ablesbar wäre? …Lieferanten zugewiesen und mit einer Bestellung verwaltet werden könnten? Mit Office365 lässt sich leicht ein Bearbeitungsportal für diese Tätigkeiten einrichten. Eine Eingangsrechnung kann z.B. folgendermaßen bearbeitet werden: Eine eingehende Rechnung wird digitalisiert, und die so erzeugte Datei per Drag&Drop im System abgelegt. Anschließend werden die wichtigen Daten (z.B. die Rechnungsnummer, das Rechnungseingangsdatum, das Rechnungsdatum, der Rechnungsbetrag, das Zahldatum und optional ein Kommentar) als Metadaten in ein SharePoint-Formular eingetragen. Das Zahldatum Weiterlesen

Nov

Deutscher Ärzte-Verlag, Köln – Strategisches Projektmanagement

Stichwörter: Fachverlag, Integration Ticketmanagement, Multi-Projektmanagement, Projektmanagement, Projekträume, Teilprojekte, Workflow

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Die Deutscher Ärzte-Verlag GmbH ist einer der führenden medizinischen Fachverlage im deutschsprachigen Raum. Der Verlag veröffentlicht berufsständische Zeitschriften, Publikationen unterschiedlicher Fachgesellschaften sowie weitere Zeitungen und Zeitschriften für den Healthcare-Markt. Zudem verfügt der Verlag über bedeutende Online-Marken und macht sich mit Fort- und Weiterbildungsangeboten für Mediziner und Zahnmediziner stark. Flaggschiffe des Verlages sind die überaus renommierten Fachzeitschriften Deutsches Ärzteblatt und Zahnärztliche Mitteilungen. Anforderungen: Beim Deutschen Ärzteverlag sollte ein Multi-Projektmanagement auf der Basis von Microsoft SharePoint umgesetzt Weiterlesen

Sep

LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint Online

Stichwörter: Analyse, Anforderungen, Anforderungen Vertragsmanagement, Auswertung Verträge, Bearbeitungsprozess, Benachrichtigung, Benutzerverwaltung, Berechtigung, change management, Checkliste Vertragsmanagement, Contract Management, Controlling, Dokumentenmanagement, ECSpand, Entwurf, Erinnerung, ERP-System, Excel-Report, Geschäftsmodell, Geschäftsprozess, Informationstransparenz, Inhaltssuche, konfigurierbar, Kündigungsfrist, Kündigungsfristen, Kündigungsmonitor, Lebenszyklus, Lösung, Metadaten, Methodologie Vertragsmanagement, Objektverwaltung, Office365, Rahmenverträge, Reminder, Report, Reporting, Risikomanagement, SharePoint 2013, Stammdaten, Transparenz, Versionierung, Vertrag, Verträge, Vertragsakte, Vertragsaktivitäten, Vertragsattribute, Vertragscontrolling, Vertragsdetails, Vertragsdokumente, Vertragshistorie, Vertragsinformationen, Vertragslaufzeiten, Vertragslebenszyklus, Vertragsmanagement, Vertragsobjekt, Vertragspartner, Vertragspartner verwalten, Vertragsprozess, Vertragsreporting, Vertragsstammdaten, VM365, Volltextindizierung, Volltextsuche, Vorgangshistorie, Vorlage, Web-Anwendung, Webanwendung, webcast, Wiedervorlage, Workflow, Zugriffsberechtigungen, Zugriffsrechte

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Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können. Oft liegt die eigentliche Herausforderung bei der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements in der Planung, Organisation Weiterlesen

Okt

Anforderungen an ein Servicedesk/Ticketsystem

Stichwörter: Active Directory, Aktualisierung, Anforderung, Anforderungen, Anpassbarkeit, Assyst, Aufwandserfassung, Aufwandsverwaltung, Auswertung, Auswertung Tickets, automatische Zuordnung, automatisches Zuweisen, Balkendiagramm, Bearbeitungsdauer, Bearbeitungsnotizen, Benachrichtigungen, Berechtigung, Berechtigungssteuerung, Controlling, CRM, Diagramm, Durchsuchbarkeit, Dynamics CRM, E-Mail-Benachrichtigung, E-Mail-Integration, E-Mail-Kommunikation, E-Mail-Unterstützung, EMail-Integration, EMail-Unterstützung, Erinnerung, Eskalation, Eskalationsfunktion, Eskalationsstufe, Excel-Import, Export, Fälligkeit, Fälligkeitsdatum, formularbasiert, Grafische Auswertung, Helpdesk, helpdesk system, Historie, Import, Issue-tracking-System, Kategorie, Kernanforderung, Knowledge Base, Knowledgebase, Kommunikation, konfiguration, konfigurierbar, Konfigurierbarkeit, KPI, Kundenportal, Kundenverwaltung, LTRS, Masterticket, mehrsprachig, Mehrsprachigkeit, Meldender, Microsoft SharePoint, Mitarbeiter-Rollen, Mitarbeiterrollen, Nachvollziehbarkeit, OTRS, pdf dokumente, Posteingang, Priorisierung, Priorität, Problemfälle, Queue, Reaktionszeit, Recherche, Regel-Management, regelbasiert, Regelmanagement, Reminder, Report, Reporting, Rollen, SAP, Schnittstellen, Servicedesk, SharePoint 2013, Single-Sign-On, Sortieren, Sprachversion, Stammdaten, Standardprodukt, Statistik, Status, Suche, Support, Support-Abteilung, Support-Mitarbeiter, Support-Team, Supportabteilung, Supportmitarbeiter, Supportteam, Systemberechtigungen, Telefon-Support, Telefonie, Ticket-ID, Ticketbearbeiter, Ticketersteller, Ticketfelder, Ticketformular, Ticketfunktionen, Ticketnummer, Tickets, Ticketstatistik, Ticketstatus, Ticketsystem, Ticketsystem-Workflows, Tortendiagramm, Update, Verlauf, Versionsverwaltung, Volltextsuche, Vorgangsakte, Web-Formular, Webformular, Wiedervorlage, WIKI, Workflow, Zeitaufwand, Zeiterfassung, Zuordnung, Zuweisen

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Ein Servicedesk oder Ticketsystem, gelegentlich auch als Helpdesk-System bezeichnet, ist ein Bearbeitungssystem für Mitarbeiter, um Anfragen, Problemfälle oder Arbeitsaufgaben zu organisieren und abzuarbeiten. Den einzelnen Anfragen oder Problemfällen werden hierbei Tickets zugewiesen, um eine einfache, weitestgehend automatisierte und strukturierte Bearbeitung und Lösung der Probleme zu ermöglichen. Wenn Sie sich mit der Einführung eines neuen Systems für die Bearbeitung von Tickets/Anfragen beschäftigen, worauf sollten Sie achten? Vor der Einführung eines solchen Servicedesks oder Ticketsystems steht eine Weiterlesen

Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden. SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Weiterlesen

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