Dokumentenmanagement Archives - Locatech - Unternehmensberatung für digitale Transformation

Aug

Dokumentenmanagement und Vereinfachung der Kommunikation

Stichwörter: Corporate Intranet, Dokumentenmanagement, ERP, Genehmigungsprozess, Genehmigungsworkflow, Prozessoptimierung, Rechnungseingangsworkflow, Sage, Vereinfachung der Kommunikation

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Bei einem international agierenden Unternehmen im Bereich der Metallverarbeitung, das als Hersteller und Zulieferer für Blechbauteile für die Industrie operiert, sollten eine Reihe von Prozessen zwecks Vereinfachung der Kommunikation und Verschlankung der Abwicklung digitalisiert und zum Teil optimiert werden. In einem gemeinsamen Workshop wurden u.a. folgende Themen identifiziert: Anforderungen Distribution: Die sogenannten Container-Projekte umfassen kundenspezifische Änderungen an den Standardmodellen, die in einzelnen Lieferungen in einem bestimmten Zeitraum ausgeliefert werden sollen. Für diese Container-Projekte gilt es, Weiterlesen

Nov

Dokumente, Mails und Anhänge übersichtlich in Teams verwalten

Stichwörter: Dokumentablage, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, E-Mail-Kommunikation, Harmon.ie, mail, Metadaten, Microsoft Teams, Office365, Outlook, SharePoint, Teams

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Möglicherweise kennen Sie das Problem: Sie haben Ihr Dokumentenmanagement erfolgreich auf Office365/SharePoint umgestellt, und wichtige Dateien können Projekten zugeordnet, mit Metadaten versehen und jederzeit leicht gefunden werden. Aber wie steht es mit der Kommunikation rund um die laufenden Projekte? Viele relevante Informationen zu geschäftlichen Vorgängen werden über E-Mails oder per Chat in Microsoft Teams ausgetauscht. Auch Dokumente werden als Dateianhang verschickt, und oft ist nicht ganz klar, welches nun die aktuellste und gültige Version eines Weiterlesen

Aug

Vertragsmanagement in Unternehmen – Anforderungen und Checkliste

Stichwörter: Active Directory, Anforderungen, Anforderungen Vertragsmanagement, Auffinden von Verträgen, Benachrichtigungen, Berechtigungen, change management, Checkliste, Compliance, Compliance-Anforderungen, Contract Management, Datenmigration, Datenschutz, disclosure agreements, Dokumentenmanagement, Drittsysteme, DSGVO, Einführung, ERP, ERP-System, Fristencontrolling, Genehmigungs-Workflow, Historie, intents, Kundenstammdaten, Leitfaden, Mehrsprachigkeit, Metadaten, Microsoft SharePoint, organisatorische Voraussetzungen, personenbezogene Daten, Projektmanagement, Prozesslösung, Reporting, Revisionssicherheit, SAP, Schnittstellen, SharePoint, Stakeholder, Stammdaten, Stufenplan, Synchronisierung, Transparenz, Versionierung, Verträge wiederfinden, Vertragsablage, Vertragsattribute, Vertragscontrolling, Vertragsfristen, Vertragsmanagement, Vertragsmanagement Betriebsrat, Vertragsmanagement Datenschutz, Vertragsmanagement Einführung, Vertragsmanagement-Datenmigration, Vertragsmanagement-System, Vertragsmanagement-Zugriffsberechtigungen, Vertragsreporting, Vertragsstatus, Vertragsverwaltung, Zugriffberechtigungen, Zugriffsrechte

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Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können. Dieser Artikel schildert einige unserer Projekterfahrungen beim Einführen von Vertragsmanagementsystemen und bietet auch Weiterlesen

Mrz

Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office365

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Sie nutzen bereits Microsoft SharePoint oder Office365 oder planen die Nutzung? Und Sie benötigen ein vollwertiges Dokumentenmanagement (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM)? Viele verbinden mit den Microsoft-Plattformen die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, aber meist ist unklar, wie SharePoint oder SharePoint Online (Office365) ohne weitere teure Software-Lizenzierungen als vollwertiges und umfassendes DMS genutzt werden kann. Auch ist die Benutzeroberfläche nach einer Standardinstallation von SharePoint nicht optimal eingestellt, und einfache Dokumentmanagementfunktionen sind häufig versteckt und umständlich zu Weiterlesen

Nov

RWE AG, Essen

Stichwörter: DMS, Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Essen

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Nov

Zentrales Vertragsmanagement in Unternehmen – Leitfaden, Anforderungen und Checkliste

Stichwörter: Active Directory, Anforderungen, Anforderungen Vertragsmanagement, Auffinden von Verträgen, Benachrichtigungen, Berechtigungen, change management, Checkliste, Compliance, Compliance-Anforderungen, Contract Management, Datenmigration, Datenschutz, disclosure agreements, Dokumentenmanagement, Drittsysteme, Einführung, ERP, ERP-System, Fristencontrolling, Genehmigungs-Workflow, Historie, intents, Kundenstammdaten, Leitfaden, Mehrsprachigkeit, Metadaten, Microsoft SharePoint, organisatorische Voraussetzungen, personenbezogene Daten, Projektmanagement, Prozesslösung, Reporting, Revisionssicherheit, SAP, Schnittstellen, SharePoint, Stakeholder, Stammdaten, Stufenplan, Synchronisierung, Versionierung, Verträge wiederfinden, Vertragsablage, Vertragsattribute, Vertragsmanagement, Vertragsmanagement Betriebsrat, Vertragsmanagement Datenschutz, Vertragsmanagement Einführung, Vertragsmanagement-Datenmigration, Vertragsmanagement-System, Vertragsmanagement-Zugriffsberechtigungen, Vertragsreporting, Vertragsstatus, Vertragsverwaltung, Zugriffberechtigungen, Zugriffsrechte, Zusatzinformationen

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Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können. In einer Reihe von Projekten konnten wir größere Vertragsmanagement-Systeme auf Basis von Microsoft Weiterlesen

Nov

Dokumentenmanagement

Stichwörter: Dokumentenmanagement, Dokumentenmappen, Management, Office, Office365, Prozesslösungen, SharePoint, SharePoint Online

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Ausgangssituation Die Informationsverarbeitung und Kommunikation in Ihrer Organisation erfolgt elektronisch mit bewährten Methoden: Lösungsansatz Microsoft SharePoint und SharePoint Online (Office365) bieten umfassende Funktionen für das Dokumentenmanagement. Oft scheitert eine wirkliche Nutzung daran, dass die Einführung lediglich mit Hilfe eines Standard-SharePoint-Systems erfolgt. Für eine erfolgreiche Einführung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en), definieren und konfigurieren Meta-Informationen zur Dokumentklassifizierung und richten nötige Dokumentenbibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für Weiterlesen

Nov

Prozesslösungen

Stichwörter: Azure, Dokumentenmanagement, IT, Management, Office, Office365, prozesse, Prozesslösungen, Service, SharePoint

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Ausgangssituation Ihre Personalabteilung möchte einen aufwändigen Bewerbungsprozess vereinfachen, Urlaubsanträge und -genehmigungen werden nicht zentral verwaltet, Spesenabrechnungen müssen manuell genehmigt werden? Diese und andere Anforderungen, aus allen Abteilungen oder auch aus abteilungsübergreifenden Teams, werden oft manuell oder per E-Mail/Excel organisiert. Wenn eine Lösung auf einer IT- oder Web-Plattform für die Anwender bereitgestellt wird, handelt es sich meist um eine Insellösung mit mehrfacher Dateneingabe oder einem zusätzlichen Login durch den Benutzer. Und nicht immer ist es einfach, Weiterlesen

Sep

LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint Online

Stichwörter: Analyse, Anforderungen, Anforderungen Vertragsmanagement, Auswertung Verträge, Bearbeitungsprozess, Benachrichtigung, Benutzerverwaltung, Berechtigung, change management, Checkliste Vertragsmanagement, Contract Management, Controlling, Dokumentenmanagement, ECSpand, Entwurf, Erinnerung, ERP-System, Excel-Report, Geschäftsmodell, Geschäftsprozess, Informationstransparenz, Inhaltssuche, konfigurierbar, Kündigungsfrist, Kündigungsfristen, Kündigungsmonitor, Lebenszyklus, Lösung, Metadaten, Methodologie Vertragsmanagement, Objektverwaltung, Office365, Rahmenverträge, Reminder, Report, Reporting, Risikomanagement, SharePoint 2013, Stammdaten, Transparenz, Versionierung, Vertrag, Verträge, Vertragsakte, Vertragsaktivitäten, Vertragsattribute, Vertragscontrolling, Vertragsdetails, Vertragsdokumente, Vertragshistorie, Vertragsinformationen, Vertragslaufzeiten, Vertragslebenszyklus, Vertragsmanagement, Vertragsobjekt, Vertragspartner, Vertragspartner verwalten, Vertragsprozess, Vertragsreporting, Vertragsstammdaten, VM365, Volltextindizierung, Volltextsuche, Vorgangshistorie, Vorlage, Web-Anwendung, Webanwendung, webcast, Wiedervorlage, Workflow, Zugriffsberechtigungen, Zugriffsrechte

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Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können. Oft liegt die eigentliche Herausforderung bei der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements in der Planung, Organisation Weiterlesen

Okt

SharePoint 2013 – Schulung für Anwender

Stichwörter: anwenderschulung, auswertungen, Dokumentenmanagement, Einführung, Schulung, seitengestaltung, SharePoint 2013, team-arbeitsbereich, team-webseite, Webparts

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Nach der beliebten Präsentation für SharePoint 2010 hier nun die Fassung für SharePoint 2013. Die Präsentation ist die Basisunterlage für unsere SharePoint-Einführungsschulung. Sie richtet sich an Personen, die SharePoint bisher nicht kennen und aus Anwendersicht verstehen wollen, was SharePoint ist und wie man SharePoint einfach, schnell und sinnvoll in Unternehmen und Organisationen nutzen kann. Folgende Themen werden behandelt: Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe Team-Arbeitsbereich / Webseite Listen + Vorlagen / Outlook-Integration Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Weiterlesen

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