Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung basierend auf Workflows haben wir hier und hier bereits beschrieben und auch schon bei zahlreichen Kunden eingerichtet. Allerdings müssen die Rechnungsdaten wie Kundennummer, Rechnungsbetrag etc. in diesem Szenario manuell in entsprechende Formulare im System eingepflegt werden. Eine KI wie Microsoft Syntex ist hingegen in der Lage, entsprechende Dokumente eigenständig zu verarbeiten und die Metadaten zu erkennen.

Für diese Aufgabe muss die KI „angelernt“ werden, und zwar mit Hilfe von Beispieldokumenten. Mindestens 5 Dateien des gewünschten Dokumententyps müssen dabei als Positivbeispiele hochgeladen werden, und eine Datei eines anderen Typs als Negativbeispiel bzw. Gegenprobe.

Im nächsten Schritt erhalten die hochgeladenen Positivbeispiele eine Feldbezeichnung, und die erkannten Werte im Dokument werden bestätigt oder abgelehnt, damit sie sicher identifiziert werden können.

Die im Anlernvorgang extrahierten Werte ergeben einen neuen Inhaltstyp, der auf eine Dokumentenbibliothek angewendet werden kann, um die darin hochgeladenen Dateien als Rechnungen zu identifizieren, die relevanten Informationen (Kunden- und Rechnungsnummer, Rechnungssumme etc.) herauszulesen und diese am Dokument zusammen mit dem Inhaltstyp zu speichern. Diese Bibliothek kann auch vorab „leer“ erstellt werden, denn sobald das Modell dieser Bibliothek zugewiesen wird, erweitert es sie mit den entsprechenden Spalten des Inhaltstyps.

Für Rechnungen, die per Mail eingehen, kann ein eigenes Postfach eingerichtet werden. Alles, was dort als Anhang einer Mail landet, wird in der Dokumentenbibliothek für Rechnungen abgelegt und entsprechend analysiert und bearbeitet. Dokumenten, deren Eigenschaften von den festgelegten abweichen, wird nach der Analyse der Standardinhaltstyp der Bibliothek zugewiesen, so dass sie gefiltert und überprüft werden können.

Der Formulardesigner unterstützt die Einrichtung unterschiedlicher Inhaltstypen, die entsprechend hinterlegten Formulare werden also nur für den korrekten Inhaltstyp geladen.

Die Geschäftslogik aus der oben erwähnten Rechnungsverarbeitung greift weiterhin, z.B. dass ab einem bestimmten Rechnungsbetrag eine Genehmigung eingeholt werden muss.

Microsoft Syntex kann eine sinnvolle Ergänzung sein und bisher manuell ausgeführte Arbeitsschritte übernehmen. Gern zeigen wir Ihnen hierzu eine kleine Demo und begleiten Sie auf Ihrem Weg zur KI-gestützten Rechnungsverarbeitung!