Verwaltungsprozesse automatisieren mit Microsoft SharePoint Foundation 2010

Verwaltungsprozesse automatisieren mit Microsoft SharePoint Foundation 2010

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.


Dokumentmanagement via Outlook?

Freigabeprozesse für Dokumente werden per E-Mail –Rückfragen abgewickelt, der elektronische Posteingang fungiert als Mini-Dokumentmanagement und Archiv, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet. Kommt Ihnen die eine oder andere Art der Verwaltung bekannt vor?

Mit SharePoint 2010 stellt Microsoft eine Plattform mit fertigen Bausteinen zur Verfügung, die quasi nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht davor die Betrachtung der organisatorischen Prozesse stehen, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell effektive Lösungen umsetzen.

Lösungen für meine Organisation

Viele Unternehmen haben bereits identifiziert, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht, sich aber noch nicht zu einem ganzheitlichen Vorgehen entschlossen.

In den Anforderungen unserer Kunden werden folgende allgemeinen Wünsche häufig genannt:

  • Kommunikation und Zusammenarbeit im Team unterstützen und vereinfachen
  • Dokumentverwaltung möglichst einfach, mit automatischer Bearbeitungshistorie
  • Intranet mit allen Unternehmensinformationen und leicht zu pflegen
  • Unterschiedlichste Listen vereinfachen, verwalten und auswerten
  • Informationen und Daten besser filtern, sortieren und bereitstellen
  • Informationen auf verschiedenen Wegen möglichst einfach wiederfinden
  • Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter als Unternehmenskapital besser nutzen
  • Freigabeprozesse für Dokumente und Informationen einfacher und automatisch abbilden
  • Mitarbeiter sollen mit wenig Lernaufwand und Kosten die Innovationen nutzen können
  • Individuelle Unternehmensprozesse sollen einfach elektronisch abgebildet werden können
  • Daten aus ERP- oder CRM-Systemen sollen besser integriert werden

Ist SharePoint die Lösung?
SharePoint erlaubt Ihnen, Module für diese Fragestellungen mit geringem Aufwand quasi zusammenzustecken und zu konfigurieren. Im Ergebnis steht ein Portal zur Verfügung, das Lösungen für mehrere oder auch alle der o.g. Anforderungen bietet. Die technischen Möglichkeiten von SharePoint sind verlockend und verleiten dazu, schnell Freigabeprozesse einzurichten, Dokumente in SharePoint abzulegen oder ein Intranet-Portal aus dem Boden zu stampfen. Das eigentliche Potenzial der SharePoint-Plattform, einen Produktivitätsschub für das gesamte Unternehmen zu erzielen oder Prozesskosten signifikant zu senken, wird so aber häufig nicht ausgeschöpft. Vor der Umsetzung liegt eine konzeptionelle Betrachtung. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Prozesse im Unternehmen sind langwierig und verursachen hohe Kosten?
  • An welchen Stellen werden Informationen mehrfach und/oder uneinheitlich erfasst?
  • Wo müssen Informationen mühsam herausgesucht werden, die in bestehenden Systemen eigentlich verfügbar sein sollten?

Bilden Sie ein Innovationsteam, das diese Fragen beleuchtet und das aus Geschäftsführung, Abteilungsleiter(n) und IT-Verantwortlichen zusammengesetzt sein sollte. Diese sollte die Fragen möglichst konkret für Ihr Unternehmen beantworten. Damit keine Diskussionsrunde entsteht, bestimmen Sie einen Projektleiter, der die Ergebnisse zusammenführt und die Umsetzung im Rahmen eines Innovationsprojekts moderiert.  

Unmittelbarer Return on Investment?

Im Ergebnis entsteht ein Anforderungskatalog, versehen mit Prioritäten für die Abarbeitung. Zentraler Vorteil: Sie können die sinnvollsten Anforderungen zuerst umsetzen und erhalten mit geringem Aufwand konkrete Ergebnisse. Neben dem fast unmittelbaren Return on Investment erzielen Sie dadurch auch eine breite Akzeptanz der Anwender. Liegen die Anforderungen vor, so ermöglicht SharePoint eine äußerst kompakte Umsetzung. Fertige Bausteine können umfassend konfiguriert und an Ihre Unternehmensprozesse angepasst werden.

Im Idealfall können Sachbearbeiterprozesse wie Vertragsverwaltung oder Reklamationsbearbeitung oder andere Freigabe- und Genehmigungsprozesse innerhalb weniger Tage technisch umgesetzt und im Unternehmen eingeführt werden. Hierbei ist der Einführungsaufwand sehr gering, weil in aller Regel Mitarbeiter bereits mit den Office-Produkten vertraut sind und nur wenige Neuerungen erlernen müssen.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Eine Pauschalantwort ist nicht möglich, hängt sie doch sehr stark vom Umfang der Anforderungen ab. Aber SharePoint-Lösungen, gerade für mittelständische Unternehmen, werden eher in Tagen bis Wochen umgesetzt statt in Monaten bis Jahren. Entsprechend können sehr einfache Projekte bereits mit wenigen Personentagen Dienstleistungsaufwand umgesetzt werden, Schulung und Training der Anwender inklusive. Und auch die Lizenzierung von SharePoint ist mittelstandsfreundlich. Bereits in der Grundlösung Microsoft SharePoint Foundation (bisher SharePoint Services) ist ein umfassender Leistungs- und Funktionsumfang enthalten, und diese können mit bestehenden Windows Server- und Client-Lizenzen lizenzkostenfrei genutzt werden. Für komplexere Anwendungen mit vollständiger Integration beispielsweise von ERP- oder CRM-Anwendungen  ist allerdings eine teure Lizenzierung von Microsoft SharePoint Server erforderlich.

Die Verwaltung gibt uns zu denken

Das Denken erledigt bisher noch keine Software, auch nicht SharePoint. Sind aber die organisatorischen Überlegungen und Anforderungen geklärt, so bietet SharePoint eine Plattform, mit der sich die Anforderungen höchst kompakt und häufig durch reine Konfiguration umsetzen lassen, oft schon mit wenigen Dienstleistungstagen.

 
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