LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint Online

LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint Online

Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können.

Oft liegt die eigentliche Herausforderung bei der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements in der Planung, Organisation und im Change Management (siehe hierzu auch http://www.locatech.com/?p=1730 ). Ist aber der Prozess definiert, so ist die technische Umsetzung auch ganz ohne eigene IT-Infrastruktur mit LVM für Microsoft möglich.

Basierend auf der Plattform Microsoft Office365 und der damit bereitgestellten SharePoint Online-Plattform steht Ihnen mit LVM eine professionelle Lösung zur Verfügung, die nicht nur den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abbildet, sondern auch wichtige Auswertungen bereitstellt und überdies sehr einfach und mit wenig Aufwand an individuelle angepasst werden kann.

Prinzip Vertragsakte

Neben den eigentlichen Vertragsdokumenten verwaltet LVM alle Informationen, die für einen Vertrag relevant sind. Eine Vielzahl möglicher (wie z.B. Skonto-Konditionen bei Lieferantenverträgen oder Konditionsveränderungen bei Staffelmietverträgen) sind bereits vorkonfiguriert, ggf. für Ihre Organisation wichtige zusätzliche Informationen können sehr schnell konfiguriert werden. Änderungen an Verträgen oder Vertragsdokumenten werden an Ort und Stelle automatisch protokolliert.

So entsteht eine vollumfängliche Vertragsakte mit allen Vertragsinformationen, allen Vertragsdokumenten und der der gesamten Vorgangshistorie. In papiergebundener Form würde die Vertragsakte einem Ordner im Aktenschrank entsprechen, auf dessen Ordnerdeckel wichtige Vertragsdetails zu finden sind und der neben dem unterschriebenen Vertrag auch Notizen oder die Kommunikation zwischen den Vertragspartnern enthält.

Funktionsumfang Vertragserstellung

Verträge unterliegen in aller Regel einem Gestaltungsprozess, in dessen Verlauf viele Entwurfsdokumente entstehen und Absprachen z.B. per E-Mail getroffen werden. Ein Mietvertrag beispielsweise durchläuft in der Entwurfsphase mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Zum anderen muss die rechtsgültige, unterschriebene Version in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. All diese Prozessschritte unterstützt LVM, Ihnen stehen sämtliche Dokumentenmanagementfunktionen der Office365-Plattform SharePoint Online zur Verfügung.

Unterstützung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus

Alle Schritte des Vertrags-Lebenszyklus werden unterstützt:

  1. Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags vom Entwurf bis zu gültigen Endfassung
  2. Abstimmung zwischen Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen, Anwalt oder Dienstleister
  3. Definieren der auf Vertragsdaten (z.B. geschützter Zugriff auf Arbeitsverträge) und Sicherstellen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Wer darf Verträge ansehen, wer darf bearbeiten?
  4. Ablage von Korrespondenz oder Mailverkehr zu den Dokumenten
  5. Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
  6. Zentrale, sichere Ablage des rechtsgültigen Originalvertrags mit Unterschriften, ggf. Digitalisieren durch Scannen
  7. Suchen und Wiederfinden von Verträgen
  8. Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfassbar und kontrollierbar gemacht werden
  9. Wiedervorlagen und Erinnerungen an wichtige Vertragstermine

Umfassende Unterstützung bei allen Vertragsprozessen

VM365 unterstützt Sie bei allen Geschäftsprozessen, die im Zusammenhang mit der Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von Verträgen in einer Organisation auftreten:

Analyse und Strategie

Verträge bergen oft ungenutzte Potenziale. LVM ermöglicht Ihnen weitreichende Analysen, um Fragen zu beantworten wie:

  • In wie viel Prozent der Fälle werden Verträge mehrfach in  verschiedenen Abteilungen abgelegt (Original und Kopien)?
  • Wie viele Prozent der beteiligten Personen im Vertragsmanagement-Prozess müssen für die tägliche Arbeit auf Verträge anderer Abteilungen zugreifen?
  • Gibt es abteilungsinterne / unternehmensweite Regelungen  für die Ablage und Suche von Verträgen?
  • Sind die Durchlaufzeiten für Standardverträge im Unternehmen bekannt?
  • Um wie viel Prozent schätzen Sie könnten die Durchlaufzeiten für Verträge in Ihrem Unternehmen verkürzt werden.
  • Wird das Vertragsmanagement in Ihrer Abteilung mit entsprechender Software unterstützt?

Über nahezu beliebige Auswertungen lassen sich beliebige Verbindungen zwischen den erfassten Vertragsinformationen herstellen. So ermitteln Sie Potenziale für Optimierungen und Kosteneinsparungen.

Risikomanagement

Nutzen Sie LVM als aktives Steuerungsinstrument für Vertragsrisiken. Für eine Vielzahl möglicher Unternehmens- und Geschäftsrisiken existieren vertragliche Regelungen. Was passiert in einem Schadensfall? Wie geht das Unternehmen mit Lieferverzug bei Lieferanten um? Wie sind Gewährleistungsansprüche von Kunden geregelt? Ein geordnetes Risikomanagement hilft bei der gesamtheitlichen Einschätzung von Risiken, erhöht die und ermöglicht die Kalkulierbarkeit zum Beispiel von Rückstellungen. Risikomanagement ist auch nicht nur für die Unternehmensführung erforderlich, sondern bildet mit den Risikobewertungen die Basis für die Kommunikation im Rahmen der Geschäftsbeziehungen der Gesellschafter, Kreditgebern und anderer Stakeholder zur Absicherung von Unternehmensvorhaben.

Vermeiden Sie mögliche Risiken, welche sich bei unvollständigem Vertragsmanagement ergeben können:

  • Nichteinhalten der gesetzlichen Vorschriften
  • Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
  • Schwieriges Auffinden von Verträgen
  • Inhaltliche Risiken von Verträgen
  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
  • Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen, etc.
  • Mangelhafter Bearbeitungsprozess
  • Nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
  • Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
  • Bilanz- und Revisionssicherheit

Organisation

Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge. In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor, und welches Vertragsdokument ist das gültige Original. Mit LVM verwalten Sie

  • Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Ihrer Organisationsstruktur
  • Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen

Nach Microsoft-Standards steht Ihnen ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem mit einer einfachen, konfigurierbaren Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Prozesse

Verträge können viele Abteilungen eines Unternehmens betreffen und werden in der Regel von mehreren Personen bearbeitet. Wer wann welche Verträge bearbeitet hat, wann Verträge von wem genehmigt wurden, welche Aktionen im Falle einer Vertragskündigung erfolgen müssen – oft müssen Vertragsaktivitäten genau geregelt werden und unterliegen definierten (und möglicherweise auditierten) Geschäftsprozessen. In LVM verwalten Sie diese Prozesse einfach durch:

  • Konfigurieren einer Vertrags- und Dokumentversionierung
  • Konfigurieren eines Benachrichtigungs- oder Genehmigungsworkflows
  • Konfigurieren von vertragsrelevanten Feldern, ggf. abhängig von bestimmten Zielgruppen
  • Konfigurieren komplexerer SharePoint-Workflows

Informationstransparenz

Verträge werden nach Gültigsetzung häufig abgelegt und nur bei Kündigungen oder im Streitfall herausgesucht. Häufig enthalten Verträge aber Informationen, die für einen erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar sein sollten. Ein Prokurist sollte mögliche anstehende Kündigungstermine für Verträge im Auge behalten, zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen können für das gesamte Unternehmen oder Tochtergesellschaften interessant sein, etc. Gleichzeitig muss der Zugriff auf vertrauliche und schützenswerte Verträge eingeschränkt werden können. Mit den Berechtigungseinstellungen von LVM legen Sie fest, welche Verträge für welche Personen einsehbar oder bearbeitbar sind. Dank Volltextindizierung und Reports ermöglichen Sie berechtigten Benutzern, schnell relevante Verträge zu ermitteln und zu nutzen. Alle Informationen aus allen Verträgen stehen – im Rahmen der vergebenen Zugriffsrechte – den Benutzern auf Knopfdruck zur Verfügung.

Controlling

Preisvereinbarungen mit Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen werden häufig mit ERP-Systemen verwaltet. Vertraglich geregelte Boni- oder Rabattregelungen werden oft nicht genutzt, wenn ein Einkäufer diese nicht im Überblick hat oder schnell abrufen kann. Mit LVM können Sie sämtliche Kosten- und Preisvereinbarungen verwalten und abrufen und z.B. auch Wiedervorlagen einrichten, um mit Lieferanten in neue Vertragsverhandlungen einzutreten. Wenn Sie Preislisten nach einem einheitlichen Schema im Vertragsmanagement hinterlegen, sind auch lieferantenübergreifende Kostenvergleiche möglich.

Arbeiten mit LVM

LVM wird über Microsoft Office365 bereitgestellt und steht Ihnen als Web-Anwendung zur Verfügung. Diese kann mit jedem Internet-Browser geöffnet werden und stellt sich in folgender oder ähnlicher Form dar:

Die folgenden Basisinformationen verwalten Sie mit LVM:

  • Vertragsstammdaten (beliebig erweiterbar)
  • Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Sonstige Vertragsfristen
  • Vertragskosten
  • Vertragsdokumente
  • Aufgaben
  • Termine
  • Benachrichtigungen
  • Zugriffsrechte

 

Vertragsstammdaten

Je nach Konfiguration und Zielsetzung sind die verwalteten Vertragsstammdaten unterschiedlich. Nach einer Installation können die benötigten Felder einfach konfiguriert und erweitert werden.  Die Erfassung von erfolgt komfortabel über eine Vertragsmaske mit mehreren Reitern. Bei einer Verwaltung von Immobilien-Mietverträgen könnte eine Vertragsmaske wie folgt aussehen:

 

 

Vertragspartner

Vertragspartner unterliegen einer eigenen Vertragspartnerverwaltung, die ihrerseits Daten zum Beispiel aus einer Outlook-Kontaktliste beziehen kann. Auch ist es möglich, beliebig viele Ansprechpartner pro Vertragspartner zu verwalten.

 

 

Vertragslaufzeiten und Wiedervorlage Kündigung

Erfassen Sie mit dem Vertrag neben den Vertragslaufzeiten einen Wiedervorlagetermin für die Kündigung, so steht Ihnen über den Kündigungsmonitor eine ständige Übersicht über anstehende Künditungsstichtage zur Verfügung.

Über einen konfigurierbaren Benachrichtigungssworkflow können Sie sich auch automatisch per E-Mail informieren lassen, wenn Sie aktiv auf mögliche Änderungen an Kündigungsstichtagen reagieren möchten.

 

Suche und

Über die ermitteln Sie auf Knopfdruck Sie interessierende Verträge. Nicht nur die Vertragsstammdaten, sondern auch die Inhalte aller Vertragsdokumente werden automatisch durchsucht, so dass Sie Verträge auch über eine Inhaltssuche ermitteln können. Suchtreffer können bei großen Treffermengen über die Vertragsstammdaten weiter eingeschränkt werden.

 

Auswertungen auf den Vertragsstamm sind über vorgefertigte oder individuelle Reports möglich, zum Beispiel nach Vertragsverantwortlichen, Vertragsstatus oder Wiedervorlageterminen. Diese Reports sind frei konfigurierbar und auch durch nicht-technische Benutzer in Minuten eingerichtet.

 

Desweiteren ist eine weitergehende Analyse aller Verträge über einen Excel-Report möglich.

 

Vertragsobjekte

Vertragsobjekte sind die Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen, auf die sich Verträge beziehen können, zum Beispiel ein PKW in einem PKW-Leasingvertrag oder ein Unternehmen bei einem Unternehmens-Kaufvertrag.

Für Vertragsobjekte unterstützt VM365 eine eigene Objektverwaltung

 

Durch die Objektverwaltung ist es möglich, beliebig viele Verträge zu einem Objekt zu verwalten (beispielsweise Mietverträge in einem Mehrfamilienhaus) oder aber einem Vertrag mehrere Objekte zuzuordnen (beispielsweise ein Handy-Sammelvertrag für alle im Unternehmen genutzten Mobiltelefone).

 

 

Fazit

LVM als umfassende Vertragsmanagement-Lösung bietet entscheidende Vorteile:

  • Eine komplette Übersicht über alle vertraglichen Vorgänge mit der Sicherheit, immer rechtzeitig und proaktiv handeln zu können.
  • Vollständige Übersicht über die aus Verträgen resultierenden Risiken (und auch Chancen – Verhandlungen bei Neuabschlüssen).
  • Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen beim Erstellen, Verwalten, Archivieren und Wiederauffinden relevanter Vertragsinformationen.
  • Unmittelbare Bereitstellung über Office365 – keine eigene technische Infrastruktur erforderlich.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie auch beim Einrichten von Office365 und zeigen Ihnen unsere Vertragsmanagementlösung gerne in einem Webcast. Eine kurze Email an sales@locatech.com oder ein Anruf unter +49 231 70022260 genügt!

 
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