Erzbistum Köln, Generalvikariat – Fall-Management
Das Erzbistum Köln verwaltet rund 2,1 Millionen Katholiken im größten Bistum des deutschsprachigen Raumes. Das zugehörige Erzbischöfliche Generalvikariat ist die kirchliche Verwaltung des Erzbistums Köln.
Anforderungen:
- Semi-automatische Steuerung der eingehenden Vorgänge (Änderungsanforderungen, Fehlermeldung, Serviceanfragen etc.)
- Vereinfachung der Erfassung durch vordefinierte Standard-Fälle (bis 80%)
- Einfach strukturierte Prozesse zur schnellen Abwicklung der Anforderungen.
- Interaktionsmöglichkeit mit Ticketsystemen externer Dienstleister.
Herausforderungen:
- Die Anforderungen wurden mit der Einführung des Projektmanagementsystems LPM für Microsoft SharePoint umgesetzt.
- Die Verwaltung der Teilprojekte erfolgt mit reduzierten Metadaten.
- Teilprojektleiter (auch externe Lieferanten) leiten das Teilprojekt in eigener Verantwortung und liefern Statusinformationen
an den Gesamtprojektleiter zur Auswertung und Abstimmung. - Die Übernahme der Projektinformation aus dem Ticketsystem erfolgt über einen SharePoint Workflow.
- Anpassungen (Bildung von Projekträumen, automatische Projektnummerierung) konnten dank der offenen SharePoint-Struktur durchgeführt werden.
Ergebnis:
- Die Mitarbeiter des Erzbischöflichen Generalvikariat haben mit Hilfe von LTRS und dem Business Rule Management LBRM die notwendigen Prozessregeln selbst implementiert.
- Nach der Einrichtung der Grundprozesse und einer serviceorientierten Spezifizierung von Fällen für die HR-Abteilung ist der Produktivbetrieb aufgenommen worden.
- Nun werden sukzessive weitere spezifische Abläufe definiert und soweit wie möglich automatisiert, sowie die notwendigen Schnittstellen zu den externen Dienstleistern umgesetzt.