Dokumentenmanagement
Ausgangssituation
Die Informationsverarbeitung und Kommunikation in Ihrer Organisation erfolgt elektronisch mit bewährten Methoden:
| Die Ablage und Verwaltung von Dokumenten findet im Netzwerk/Filesystem statt | ✓ |
| Unterschiedliche Bearbeitungsstände von Dokumenten resultieren in Duplikaten und ähnlichen Dokumenten mit anderen Bezeichnungen | ✓ |
| Es gibt oft Unklarheit über eine relevante/gültige Dokumentversion | ✓ |
| Abstimmungsprozesse erfolgen intransparent und schwer nachvollziehbar per E-Mail | ✓ |
| Wichtige Unternehmenskommunikation ist im internen E-Mail-Verkehr verborgen | ✓ |
| Zentrale Unternehmensprozesse werden mit Excel verwaltet, ein gesteuerter Prozessdurchlauf und gemeinsames Arbeiten in Unternehmensprozessen ist kaum möglich | ✓ |
Lösungsansatz
Microsoft SharePoint und SharePoint Online (Office365) bieten umfassende Funktionen für das Dokumentenmanagement. Oft scheitert eine wirkliche Nutzung daran, dass die Einführung lediglich mit Hilfe eines Standard-SharePoint-Systems erfolgt.
Für eine erfolgreiche Einführung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en), definieren und konfigurieren Meta-Informationen zur Dokumentklassifizierung und richten nötige Dokumentenbibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für die Anwender ein. Dies beinhaltet auch die gewünschten Anforderungen an ein Dokumentreporting und an das Wiederauffinden von Dokumenten. Hierzu erweitern wir die Suchfunktionen der Plattform derart, dass eine effektive Suche mit sinnvollen und einfach nutzbaren Suchverfeinerungskriterien bereitgestellt wird.
Mit erfolgter Konfiguration schulen wir die Benutzer oder Key-User in Ihrer Organisation, um eine Nutzung und Akzeptanz der Lösung zu fördern.
Ergebnis
Im Ergebnis erhalten Sie bereits mit den Standardfunktionen der Plattform Microsoft SharePoint und wenigen, kompakten Konfigurationseinstellungen ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System, dass von den Anwendern genutzt wird. Nicht nur entsteht ein vollwertiger Ersatz für die Ablage von Dokumenten auf klassischen Netzwerkfreigaben, sondern darüber hinaus wird Strukturierung, Suche und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten deutlich vereinfacht und beschleunigt