Organisationsprozesse abbilden mit Microsoft SharePoint – Einfache Verwaltungslösungen für den Mittelstand

Organisationsprozesse abbilden mit Microsoft SharePoint – Einfache Verwaltungslösungen für den Mittelstand

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, ihre Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden?

Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint

Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint

Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem einfacher strukturierte Prozesse im Unternehmen weitgehend zufrieden stellend durch IT-Systeme wie ERP- und CRM- Lösungen abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit weniger strukturierten Prozessen ziemlich schwer. Gleichzeitig sind es aber die oben genannten Themen, die – wären sie intelligent durch Software abgebildet – einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen auslösen können.

In der Not entstehen Insellösungen. Freigabeprozesse für Dokumente werden häufig per E-Mail abgewickelt, ja zum Teil fungiert der elektronische Posteingang als Mini-Dokumentmanagement, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Und Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet.

Mit SharePoint hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die helfen kann und die fertige Bausteine bietet, die „quasi“ nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht vorneweg immer erst einmal die Betrachtung der organisatorischen Prozesse, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell funktionierende Lösungen erstellen.

Was bietet SharePoint aus organisatorischer Sicht – Überblick im Schweinsgalopp

Alle Funktionen von SharePoint sind sehr umfassend, hier seien nur die genannt, die in den Anforderungen unserer Kunden häufig genannt werden:

  • Intranet/Webseiten-Funktionen
  • Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
  • Dokument- und Versionsverwaltung
  • Listenverwaltung aller Art
  • Auswertungen von Informationen über Sortierungen, Filter und Ansichten
  • Schnelles Wiederfinden von Informationen (Googeln im Firmennetz)
  • Wissensmanagement (Wikipedia für’s Unternehmen)
  • Freigabeprozesse für Dokumente und Informationen
  • Zusammenarbeit mit in Outlook, Excel, Word und Co.
  • Gestaltung eigener automatische Prozessabläufe
  • Integration mit bestehenden IT-Lösungen

Klingt gut! Aber wo ist der Haken?

Die technischen Möglichkeiten sind verlockend und verleiten oft dazu – „mal eben schnell“ – einen Freigabeprozess einzurichten, Dokumente in SharePoint abzulegen oder ein Intranet-Portal aus dem Boden zu stampfen. Das eigentliche Potenzial dieser Plattform, nämlich einen Produktivitätsschub zu erzielen oder Prozesskosten signifikant zu senken, wird so aber häufig nicht ausgeschöpft. Vor der Umsetzung liegt eine konzeptionelle Betrachtung. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Prozesse im Unternehmen sind langwierig und verursachen hohe Kosten?
  • An welchen Stellen werden Informationen mehrfach und vielleicht auch uneinheitlich erfasst?
  • Wo müssen immer wieder Informationen mühsam herausgesucht werden, die doch vielleicht automatisch zugestellt werden könnten?

Ideal ist die Zusammenstellung eines Innovationsteams, das diese Fragen beleuchtet und das aus Geschäftsführung, Abteilungsleiter(n) und IT-Verwantwortlichen zusammengesetzt sein sollte. Damit daraus keine Diskussionsrunde wird, bestimmen Sie einen Projektleiter, der die Ergebnisse zusammenführt und die Umsetzung im Rahmen eines Innovationsprojekts moderiert.  

Also, die Umsetzung meiner Prozessthemen bleibt aufwändig, auch mit SharePoint?

Die oben genannten Hausaufgaben müssen immer gemacht werden, unabhängig von jeder technischen Umsetzung. Der Vorteil einer Umsetzung mit SharePoint liegt in der Kompaktheit. Es gibt fertige Bausteine, die umfassend konfiguriert und an Ihre Unternehmensprozesse angepasst werden können. Im Idealfall können beispielsweise Sachbearbeiterprozesse wie Reklamationsbearbeitung, Verwaltung von Vertragsdokumenten oder Freigabe- und Genehmigungsprozesse für Marketingunterlagen innerhalb weniger Tage technisch umgesetzt und im Unternehmen eingeführt werden. Hierbei ist der Einführungsaufwand sehr gering, weil in aller Regel Mitarbeiter bereits mit den Office-Produkten vertraut sind und nur wenige Neuerungen erlernen müssen.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Erwartungsgemäß lässt sich diese Frage nicht pauschal beantworten, hängt sie doch sehr stark von der Größe der Anforderungen ab. Aber SharePoint-Lösungen – gerade für mittelständische Unternehmen – werden eher in Tagen bis Wochen umgesetzt statt in Monaten bis Jahren. Entsprechend können einfache Projekte bereits mit wenigen Personentagen Dienstleistungsaufwand umgesetzt werden, Schulung und Training der Anwender inklusive. Und auch die Lizenzierung von SharePoint ist mittelstandsfreundlich. Bereits in den Microsoft SharePoint Services ist ein umfassender Leistungs- und Funktionsumfang enthalten, und diese können mit bestehenden Windows Server- und Client-Lizenzen lizenzkostenfrei genutzt werden. Für komplexere Anwendungen mit vollständiger Integration beispielsweise von ERP- oder CRM-Anwendungen  ist allerdings eine Lizenzierung von Microsoft SharePoint Server erforderlich.

Locatech IT Solutions GmbH

Die Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund, unterstützt die Vereinfachung & Automatisierung von Verwaltungs- und Informationsprozessen in mittelständischen Unternehmen in kompakten, praxisnahen und ergebnisorientierten IT-Projekten. Dies umfasst Analyse & Planung von Informationsprozessen, Umsetzung, Workshops und Einführungsschulungen sowie Dokumentation. Informationen finden Sie unter http://www.locatech.com.

 
Kommentare

Welche Hardwarevoraussetzungen gibt es denn? Funktioniert SharePoint auch zusammen mit dem Small Business Server?

SharePoint funktioniert hervorragend mit Small Business Server (sowohl 2003 & 2008). Gerade die Kombination aus Small Business Server und SharePoint Services ist eine sehr kosteneffiziente Art, um SharePoint ohne zusätzliche Lizenzkosten nutzen zu können.

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