Mehrsprachiges Intranet für internationale Unternehmen mit SharePoint 2010

Mehrsprachiges Intranet für internationale Unternehmen mit SharePoint 2010

International tätige Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen, um die länderübergreifende  Kommunikation der Mitarbeiter untereinander zu vereinfachen und eine globale Corporate Identity zu schaffen. Den internen technischen Kommunikationsmöglichkeiten kommt hier eine besondere Bedeutung zu, da persönliche Meetings aufwändig und teuer sind. Gerade wenn in Unternehmensabteilungen Teams aus unterschiedlichen Ländern zusammen arbeiten, ist eine technische Plattform hilfreich, die nicht nur eine zentrale Dateiablage ermöglicht, sondern auch die mehrsprachige Kommunikation unterstützt. Zur reinen Bereitstellung mehrsprachiger Informationen im Unternehmensnetz oder Intranet kommt ein mehr oder weniger aufwändiges Übersetzungsmanagement hinzu, meist werden unterschiedliche Übersetzer in mehreren Ländern benötigt und von einer Übersetzungsabteilung koordiniert.

Beispiel: Automobilzulieferer ABC ist international tätig, hat seinen Hauptsitz in Deutschland, produziert Module, Taster und Schalter in Deutschland und China und vertreibt seine Produkte in Deutschland, den USA, Frankreich, und Italien. Die in allen Niederlassungen des Unternehmens benötigten Informationen sind vielfältig und umfassen Bedienungs- und Montageanleitungen, eine interne Knowledgebase für die Bearbeitung von Problemen, aber auch Produktdatenblätter, aber auf Fotos, Videos und Texte für Vermarktung und Vertrieb. Der Betrieb benötigt ein umfassendes Informations- und Dokumentationssystem in den Sprachen Deutsch, Englisch, Chinesisch, Französisch und Italienisch.

Wenn Sie schon einmal die Übersetzung unterschiedlichster Unterlagen in unterschiedlichste Sprachen koordiniert haben und dabei womöglich auch mehrere Übersetzer oder Übersetzungsbüros an der Arbeit beteiligt waren, kennen Sie die Tücken der Übersetzungsverwaltung. Hoher Kommunikationsaufwand, komplexe Dateistrukturen und –ablage, aufwändiges Verwalten von Terminen, Terminologie und Zusatzinformationen, Einhalten von Terminen etc. Im nächsten Schritt muss dafür gesorgt werden, dass die veröffentlichten Informationen in allen Zielsprachen auf dem aktuellen Stand gehalten werden und dass Änderungen und Ergänzungen, die in einer Sprache vorgenommen werden, zeitnah in den anderen Zielsprachen nachgezogen werden.

Der gesamte Prozess ist im Detail sehr zeitaufwändig und teuer, und ein Großteil des Aufwands entsteht durch die Verwaltung der Übersetzungen und die manuelle Prüfung der Aktualität von Informationen. Aufgrund hoher Übersetzungskosten werden auch häufig nicht sämtliche Informationen und Dokumente übersetzt, so dass auch verwaltet werden muss, welche Dokumente zu übersetzen sind und welche nicht.

Prozessbausteine beim Übersetzungsmanagement

  • Richtlinien für Inhalte: Welche Dokumente/Inhalte sollen/müssen in welchen Sprachen verfügbar gemacht werden
  • Übersetzungsmanagement: Wie bzw. durch wen werden Übersetzungen durchgeführt, welche Budgets werden definiert, wie sind Verantwortlichkeiten geregelt, wie sind ggf. Übersetzungen priorisiert?
  • Bereitstellung: Welche Unterlagen werden in welchen Formaten und Sprachen welchen Zielgruppen zur Verfügung gestellt? Welche technische Plattform wird für die Bereitstellung im Unternehmens-Netz genutzt.

Jeder einzelne dieser Projektbausteine ist komplex, und häufig sind im Dokumentationsbereich die Prozesse nicht durchgängig definiert. So werden möglicherweise Betriebs- und Wartungsanleitungen in einem wohldefinierten Prozess erstellt und in den unterschiedlichen Zielsprachen bereitgestellt, während Marketing- und Vertriebsunterlagen in den einzelnen Abteilungen ohne festgelegten Prozess ad-hoc und/oder mit Hilfe von PR-Agenturen erstellt werden.

Einrichten eines Übersetzungsmanagements und Bereitstellen von mehrsprachigen Inhalten

Unternehmen, die Microsoft Windows Server und Microsoft Office einsetzen, haben mit der Microsoft Foundation 2010 oder Microsoft SharePoint Server 2010 bereits die Technologie im Haus, um sowohl die eigentliche Übersetzungsverwaltung zu vereinfachen als auch die Inhalte elegant in einem mehrsprachigen Unternehmensportal oder Intranet bereitzustellen.

Zunächst bietet SharePoint eine so genannte Übersetzungsverwaltungsbibliothek, um einen Teil der Übersetzungsverwaltung effektiv zu vereinfachen, und eignet sich damit insbesondere für Unternehmen, die eine eigene Übersetzungsabteilung besitzen und bereits mit Microsoft Office arbeiten. Die Übersetzungsverwaltungsbibliothek ermöglicht die Ablage von Dokumenten in den unterschiedlichen Ausgangs- und Zielsprachen, das Zuordnen von Übersetzungstätigkeiten zu Übersetzern und die automatisierte Abwicklung der Übersetzungsverwaltung mit den zugehörigen Benachrichtigungen, wenn Tätigkeiten abgeschlossen werden.

Darüber hinaus kann ein Intranet oder Unternehmensportal auf Basis von Microsoft SharePoint bereits mehrsprachig aufgesetzt werden, so dass die gesamte Navigation abhängig von den Ländereinstellungen des jeweiligen Benutzers bereits von vornherein in der Landessprache möglich ist. Mehr dazu finden Sie in unserem entsprechenden Blog-Beitrag.

Beides, das Verwalten der Übersetzungstätigkeiten und das Aufsetzen eines mehrsprachigen Unternehmensportals, ist weder aufwändig noch teuer. Sie benötigen unter Umständen noch nicht einmal teure Lizenzen und können bereits mit der SharePoint Foundation eine leistungsfähige mehrsprachige Plattform umsetzen. Als Projekt aufgesetzt mit Übersetzungsabteilung, IT-Abteilung und ein wenig externem Knowhow kann eine Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint innerhalb weniger Wochen aufgesetzt werden.