Locatech eContract Lite

Locatech eContract Lite

Wer auf der MEiM 2009 eine CD an unserem Stand „abgestaubt“ hat, findet darauf die Lite Version unseres Vertragsmanagements eContract. Die Lite Version wurde nur mit SharePoint Services 3.0 Bord-Mitteln umgesetzt.

Wenn Sie einen größeren Leistungsumfang möchten, kontaktieren Sie uns bitte – Wir werden dann gemeinsam eine auf Ihr Unternehmen zurechtgeschnittene Version erarbeiten.

Für diejenigen, die zunächst die Lite Version nutzen wollen, soll dieser Blog-Eintrag als Anleitung dienen. Viel Erfolg mit eContract Lite!

Funktionen

Wie bereits erwähnt, wurde die Lite Version nur mit Bordmitteln von WSS 3.0 gebaut. Bei der Vorlage handelt es sich um eine stp-Datei zur Erstellung einer Website bzw. eines Arbeitsbereiches. Die Vorlage enthält eine Dokumentbibliothek zur Verwaltung der Vertragsdokumente und eine Aufgabenliste für Wiedervorlage-Termine.

Die Dokumentbibliothek wurde um einige Spalten erweitert, die die Verwaltung von Vertragsdaten erleichtern. Im Folgenden werden die Spalten und ihre Verwendung kurz erklärt.

Vertragsnummer

Hier sollte eine Vertragsnummer eingegeben werden, die den Vertrag identifiziert. Sie wird im weiteren Verlauf für Automatisierungsprozesse genutzt.

Vertragsnehmer

Die Vertragspartei, die eine Leistung in Anspruch nimmt. Es handelt sich um eine Auswahl-Liste. Diese kann in den Einstellungen der Dokumentbibliothek um weitere Vertragspartner ergänzt werden. Wir haben einige Beispiel-Daten zur Veranschaulichung eingefügt.

Vertragsgeber

Die Vertragspartei, die eine Leistung erfüllen muss. Diese Spalte ist im Aufbau identisch mit der vorangegangenen.

Vertragsbeginn

Eine Datums-Spalte, in der der Beginn der Vertragslaufzeit angegeben wird.

Vertragsende

Eine Datumsspalte, in der das Ende der Vertragslaufzeit angegeben wird.

Vertragsende Wiedervorlage

In dieser Datumsspalte können Sie ein Datum angeben, an dem der Vertrag vor Ablauf gesichtet werden soll. Das Datum sollte so gewählt werden, dass genügend Zeit bis zum Ende der Kündigungsfrist verbleibt.

Vertragsende Aktion bis

Hier wird vermerkt, bis zu welchem Termin eine Aktion bezüglich des Vertragsendes eingeleitet werden soll. Dieses Datum sollte größer sein als das in der Spalte Vertragsende Wiedervorlage.

Wiedervorlage

Hier kann ein Datum für einen allgemeinen Wiedervorlage-Termin gesetzt werden. Beispielsweise wenn der Vertrag vor Unterzeichnung neu geprüft werden soll.

Wiedervorlage Aktion bis

Diese Datumsspalte wird für das Fälligkeitsdatum einer Aktion genutzt. Sie wird in Verbindung mit der Wiedervorlage-Spalte genutzt und sollte daher größer sein als diese.

Zuständig

In diesem Feld können Sie einen Benutzernamen aus Ihrer SharePoint-Umgebung eintragen. Es wird dazu verwendet, den Vertrag einem Sachbearbeiter zuzuweisen und über neue Aufgaben/Wiedervorlagen zu informieren.

Manager

Auch hier wird ein Benutzername verwendet, um den entsprechenden Entscheider über erstellte Aufträge zu informieren, die von ihm genehmigt werden müssen.

Status Felder

Freigabe-, Wiedervorlage- und Vertragsende-Status sollten nicht ausgefüllt werden! Sie werden für Workflows genutzt.

Erstellt von

Bei diesem Feld handelt es sich um ein SharePoint-Standard-Feld, das den Benutzer angibt, der das Dokument erstellt hat.

Geändert von

Analog zu Erstellt von wird hier von SharePoint hinterlegt, wer das Dokument zuletzt geändert hat.

Ausgecheckt von

Hier wird gespeichert, von wem Das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt wurde. Weitere Informationen zum Auschecken von Dateien erhalten Sie hier.

Workflows

Bei Workflows handelt es sich um automatisierte Abläufe, die Unternehmensprozesse in SharePoint abbilden. In dieser Vorlage sind drei Workflows enthalten, die manuell ausgeführt werden können. Bei Bedarf können diese Workflows in den Einstellungen auf automatische Ausführung gestellt werden, so dass sie z.B. immer ausgeführt werden, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird. Für diesen Fall müssen jedoch die entsprechenden Wiedervorlage-Spalten schon beim erstellten ausgefüllt werden. Hier nun eine kurze Erläuterung zu den Workflows, die alle mit dem in WSS 3.0 integrierten Drei Status realisiert wurden:

Wiedervorlage

Dieser Workflow generiert Aufgaben zur allgemeinen Wiedervorlage des Vertrages. Die Spalten Wiedervorlage und Wiedervorlage Aktion bis müssen ausgefüllt werden, da sie als Fälligkeitsdatum für die Aufgaben genutzt werden. Ein Workflow vom Typ Drei Status wird in der verschieden Zustände versetzt. Der erste Zustand nach Ausführung des Workflows ist Termin erstellt. In der Aufgabenliste Wiedervorlage wurde eine Aufgabe erstellt und dem Benutzer, der unter Zuständig eingetragen ist, zugewiesen. Der Benutzer erhält automatisch eine Email über seine neue Aufgabe mit einem Link zu der Aufgabe um sie in SharePoint anzusehen. Der Aufgaben-Text weist darauf hin, dass der Vertrag gesichtet werden soll. Es muss entschieden werden, ob und wenn ja welche Aktion eingeleitet werden soll. Ist diese Entscheidung getroffen und in der Aufgabe vermerkt, kann die Aufgabe auf Abgeschlossen gesetzt werden.

Der Workflow befindet sich jetzt im Status Vertrag gesichtet und generiert nun automatische eine neue Aufgabe inklusiver Email-Benachrichtigung. Nun soll bis zum Fälligkeitsdatum (aus Wiedervorlage Aktion bis) die zuvor beschlossene Aktion durchgeführt werden.

Ist auch dies geschehen, wird die Aufgabe auf Abgeschlossen gesetzt. Der Workflow ist nun abgeschlossen und in den Status Aktion eingeleitet gesetzt.

Vertragsende Wiedervorlage

Dieser Workflow verläuft analog zum Wiedervorlage-Workflow, ist jedoch von Daten in den Spalten Vertragsende Wiedervorlage und Vertragsende Aktion bis abhängig.

Installation der Webseiten-Vorlage

Falls Sie SharePoint noch nicht einsetzen, besteht die Möglichkeit das Microsoft-Produkt lizenzkostenfrei einzusetzen (Link zum Blogeintrag). Wenn SharePoint installiert und konfiguriert ist, können Sie die auf der CD enthaltene Vorlage installieren. Hierfür benötigen Sie Verwaltungsrechte für Ihre Webseite. Wählen Sie unter Websiteaktionen den Menüpunkt Websiteeinstellungen aus.

Klicken Sie dann in der Spalte Galerien auf Websitevorlagen. So gelangen Sie in den Websitevorlagenkatalog. Zum hochladen der Datei wird im Menü Hochladen der Punkt Dokument hochladen ausgewählt. Wählen Sie nun die Datei aus dem entsprechenden Ordner aus. Wurde die Vorlage erfolgreich hochgeladen, kann sie zur Erstellung einer neuen Webseite benutzt werden. Hierfür wählen Sie aus den Websiteaktionen den Menüpunkt Erstellen aus. Um eine neue Seite hinzuzufügen, klicken Sie im Bereich Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

Auf der Seite für die Einstellungen der neuen Website müssen Sie nun einige Informationen eingeben. Im Feld Titel geben Sie den Namen ein, der oben auf der Seite erscheinen soll, wenn die Webseite abgerufen wird. Die Beschreibung erscheint später unterhalb des Titels. Hier können Sie eine kurze Angabe zur Verwendung der Seite hinterlegen. Die Angabe ist optional. Als Websiteadresse geben Sie unter URL-Name einen kurzen, aussagekräftigen Namen ein, unter dem Ihre neue Website zu erreichen ist. Sie können beispielsweise den Website-Titel in kleinen Buchstaben und ohne Umlaute verwenden. Bei den Benutzerberechtigungen macht es Sinn zunächst die die Einstellungen der übergeordneten Seite zu übernehmen, da Sie Feineinstellungen auch später vornehmen können. Soll die Webseite in den SharePoint-Navigationsleisten erscheinen, brauchen Sie unter Navigation und Navigationsvererbung keine Änderungen vorzunehmen.

Mit einem Klick auf Erstellen wird die Webseite angelegt und kann danach verwendet werden.

Nutzen Sie für Fragen bitte die Kommentarfunktion – wir werden sie kurzfristig beantworten. In den nächsten Wochen werden wir hier im Blog erklären, wie Sie die Funktionalität der Vorlage ausbauen können. Schauen Sie doch einfach gelegentlich vorbei!

 
Kommentare

Gibt es die Möglichkeit, eContract downzuloaden?

Wir planen in Kürze einen Shop, über den der Download unserer Lösungen, aber auch die Anmeldung an unsere Schulungen möglich sein wird. In der Zwischenzeit nehmen Sie bitte direkt Kontakt zu uns auf! Danke

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