Effektives Projektmanagement mit SharePoint

Effektives Projektmanagement mit SharePoint

Neben den Abteilungs- und Stabsstrukturen gewinnen Projektteams in Unternehmen eine immer größere Bedeutung. Immer wichtiger werden hier Werkzeuge, die die Projektverwaltung und Projektsteuerung wirksam vereinfachen. Leider gibt es kein einheitliches : so vielfältig wie die verfügbaren Werkzeuge sind auch die -Prozesse. Es gibt auch nicht die zentrale Norm für das , eine Vielzahl von nationalen DIN- und internationalen ISO-Normen tummeln sich in diesem Bereich (vgl. z.B. http://www.gpm-infocenter.de/).

Die zentrale Zielsetzung bleibt aber gleich: wie erreichen Sie als Projektleiter Ihre Projektziele unter optimaler Nutzung der verfügbaren Mitarbeiter und Ressourcen zu definierten Meilensteinen und Terminen? Dieser Artikel stellt einen Lösungsansatz vor, der die Möglichkeiten komplexer Projektmanagementsysteme mit einfachen Anpassungsmöglichkeiten kombiniert.

Eine Vielzahl von Projektmanagement-Werkzeugen und spezialisierten Softwareprodukten buhlen um die Gunst der Unternehmenskunden, während gleichzeitig Projektleiter häufig mit dem wahrscheinlich verbreitetsten Projektmanagement-Werkzeug verwalten – Microsoft Excel. Neben etablierten Herstellern wie Oracle, Microsoft und SAP bieten viele weitere Unternehmen spezialisierte Projektmanagement-Software an, und auch eine ganze Reihe von frei verfügbarer Open Source-Software wie beispielsweise „Project Open“ (http://ww.project-open.com) eignen sich für viele Projektmanagement-. Dennoch ist der Markt unübersichtlich, die Übersichten der Computerwoche 2011 oder Computerwoche 2013 stellen auch nur einen kleinen Ausschnitt der etablierteren Hersteller vor.

Excel als Allzweckwaffe erleichtert die Projektverwaltung bereits enorm, aber problematisch wird es, wenn Sie Projektinformationen im Team austauschen oder zentral aktualisieren wollen. Dagegen erfordern umfassendere Projektmanagementlösungen wie beispielsweise Microsoft Project Server eine genaue Planung und unterliegen in aller Regel einem aufwändigeren Einführungsprozess, weil entweder die Produkte an Ihre Wunschprozesse angepasst werden müssen oder weil Ihre Unternehmensprozesse und damit die Arbeitsweisen Ihrer Projektleiter an ein neues Produkt angepasst werden müssen.

-Lösung als Projektmanagement-Werkzeug?

Sofern Sie bereits Microsoft SharePoint einsetzen und möglicherweise auch als strategische Plattform in Ihrer Organisation nutzen, stehen Ihnen einfache Möglichkeiten zur Verfügung, die Funktionalität von Microsoft Excel zentral im Team zu nutzen und um Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projektteam zu ergänzen. Im einfachsten Fall übernehmen Sie eine bestehende Excel-basierte Projektverwaltung als zentrale SharePoint-Liste und haben unmittelbare Vorteile durch eine zentrale Synchronisierung, gesteuerten Teamzugriff, eine automatische Versionierung sowie Standardformulare für das Anlegen und Bearbeiten von Projektinformationen.


Wollen Sie aber ein umfassenderes Projektmanagement für SharePoint umsetzen, so steht Ihnen mit PMOffice365 eine vollständige Projektmanagementlösung für Microsoft SharePoint zur Verfügung. PMOffice365 wird unterstützt für die Plattformen Microsoft Office 365, , SharePoint 2010 und SharePoint Foundation und stellt umfassende Projektmanagement-Funktionalität zur Verfügung in den Bereichen:

  • Projektverwaltung
  • Teamorganisation
  • Dokumentmanagement
  • Projektcontrolling
  • Projekt-Reporting
  • Risk-Management
  • Prozess-Management
  • Schnittstellen-Management

 

Im Vordergrund steht eine einheitliche Strukturierung von Projekten, Teilprojekten, Projekt­aufgaben/-anforderungen und Projektteams. Für jede dieser Strukturobjekte steht eine Vielzahl projekttypischer Attributfelder zur Verfügung, die eine unmittelbare Inbetriebnahme ohne Anpassungen ermöglichen. Sie können weitere Attribute entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen hinzufügen oder auch nicht gewünschte Attribute ausblenden und so die verfügbaren Masken über einfache Konfigurationseinstellungen anpassen. Ebenso können Sie die verwendeten Begriffe an Ihre Unternehmenssprache anpassen.

 

Benutzeroberfläche im Web-Browser

Für Übersichten, Auswertungen und Reports stehen dynamische Listenansichten zur Verfügung, die sich ähnlich wie in Microsoft Excel sortieren, filtern oder gruppieren lassen.

Alle direkten Funktionen von PMOffice365 sind per Web-Browser zugänglich. Sie bearbeiten die unterschiedlichen Projektinformationen in übersichtlichen Masken mit Register-Reitern, wie zum Beispiel beim Anlegen eines Projekts:

Diese Masken lassen sich weit gehend konfigurieren, die Verwaltung auch vieler Projektinformationen bleibt zu jeder Zeit übersichtlich. Je nach Einstellung stehen bestimmte Reiter nur ausgewählten Benutzergruppen zur Verfügung, so dass Sie als Projektleiter beispielsweise Projektbudgets verwalten können, während Mitglieder Ihres Projektteams lediglich die Projektbasisinformationen sehen können.

Detaillierte Projektinformationen

Nachdem das Projekt mit den entsprechenden Teilprojekten sowie ein Projektteam angelegt ist, können Sie die einzelnen Aufgaben bzw. Anforderungen hinzufügen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und Teams bzw. einzelne Mitarbeiter zuordnen. Für die Verwaltung der Projektteams selbst steht ein eigenes Funktionsmodul zur Verfügung, und die hinzugefügten Projektkontakte lassen sich direkt mit Microsoft Outlook synchronisieren.

Im Reiter Projektanforderungen werden alle aktuell für das Projekt definierten Anforderungen oder Aufgaben angezeigt und können direkt aus der Maske bearbeitet oder um neue Anforderungen/Aufgaben ergänzt werden:

Sind Aufgaben von ihrer Natur komplexer und erfordern einen nachgelagerten Bearbeitungsprozess mit möglicherweise mehreren Beteiligten, so lassen sich die Aufgaben für die Weiterleitung an ein Ticketsystem wie z.B. LTRS – http://www.locatech.com/losungen-leistungen/ltrs-ticketsystem-servicedesk-microsoft-sharepoint/   aktivieren.

Projekt-Dokumentmanagement

Über einen Reiter Projektdokumente  laden Sie beliebige Projektdokumente hoch und ordnen Sie dem aktuellen Projekt zu. Hierbei ist auch eine Klassifizierung der Dokumentart für spätere Auswertungen oder automatisierte Workflows möglich. Auch erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente, wenn Sie neuere Dokumentversionen hochladen. Sogar eine direkte Bearbeitung der Dokumente im PMOffice365 ist möglich, so dass Sie eine zentrale Erstellung und Verwaltung aller Projektdokumente konfigurieren können. In diesem Fall ist eine Zusammenarbeit an den Dokumenten im Team möglich, indem Dokumente ein- und ausgecheckt werden oder indem für bestimmte Dokumentarten Feedback- oder Genehmigungsworkflows aktiviert werden.

Projektteams und Projektmitarbeiter

Für die Verwaltung von Projektteams und Projektmitarbeitern steht ein eigenes Modul zur Verfügung.

Beim Hinzufügen von Projektmitarbeitern zu Projektteams erfassen Sie die prozentuale Zuordnung. Über die Mitarbeiterinformationen haben Sie jederzeit einen Überblick über die prozentuale Auslastung der Person verteilt über alle Projektteams:

Eine eventuelle Überlastung des Mitarbeiters ist sofort erkennbar und kann durch Umverteilung der Aufgaben nach Möglichkeit vermieden werden.

Monitoring, Projektcontrolling, Budgetverwaltung

Projektkosten sind nicht nur die durch den Einsatz von Mitarbeiter in einem Projekt entstehende Personalkosten, sondern auch sonstige Kosten, die z.B. durch externen Beauftragungen von Projektarbeiten oder Kosten der Infrastrukturnutzung verursacht werden. Über den Reiter Projektkosten erfassen und verwalten Sie alle Arten von Projektkosten und können diese auch unterschiedlichen Kostenarten oder Kostenstellen zuordnen.

Die aufgelaufenen Kosten können über eine Auswertung – auch projektübergreifend – als Report bereitgestellt oder auch anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Werden Projektkosten zum Beispiel in Ihrem ERP-System verwaltet, so können diese per Webservice an PMOffice365 weitergereicht werden, so dass eine zentrale Kostenerfassung nur an einer Stelle erfolgen muss. Über den Reiter Projektmanagement sehen Sie unmittelbar, ob das Projektbudget bereits ausgeschöpft ist und wie viel Budget noch verbleibt.

 

Risk-Management

Das integrierte Risk-Management-Modul ermöglicht die Erfassung und Bewertung von Projektrisiken sowie die Protokollierung der Risikoüberwachung z.B. durch Projektaudits. Entsprechende Audit-Dokumente können hier zentral zum Projekt angehangen werden. Auch der Verlauf des Ris-Managements zum Beispiel bei sich ändernden Risikobewertungen ist aufgrund der Risko-Historie nachvollziehbar.

Projekt-Reporting

PMOffice365 bietet umfassende Reportingfunktionen, die sowohl zentral vorkonfiguriert als auch individuell von einzelnen Benutzern für eigene Zwecke eingerichtet werden können. Typische Auswertungen sind z.B.:

  • Projektübergreifende Auswertungen von Projektbudgets und Projektauslastungen
  • Auswertung anstehender Wiedervorlagen/Projektaufgaben
  • Gannt-Auswertung zum Projektverlauf mit dem Gantt-Webpart

 

  • Auswertungen nach Projektstatus, Projektteams oder Projektverantwortlichen

 

Alle Auswertungen können in Form einer Excel- oder Access-Abfrage auch außerhalb des Systems weiter analysiert oder an Dritte weitergegeben werden.

Volltext-Recherchen

Mit Hilfe der automatischen Volltextindizierung steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um nicht nur nach bestimmten Informationen aus der Projektverwaltung zu suchen, sondern auch um Informationen aus Projektdokumenten transparent zu machen. So ist ein mit Volltextsuchfunktion im Standard bereits integriert.

Prozess-Management und Projekt-Workflows

Über konfigurierbare Workflows können Sie einzelne Strukturobjekte automatisiert durch einen definierten Informationsverarbeitungsprozess leiten. Im einfachsten Fall ist dies ein Feedback- oder Genehmigungsworkflow, zum Beispiel für ein Projekt als Ganzes, für einzelne Projektaufgaben, für Projektkosten oder auch für Projektdokumente. Reine Informationsworkflows konfigurieren Sie komfortabel über automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen.

Schnittstellen-Management

In aller Regel werden Stammdaten wie zum Beispiel die Mitarbeiter-Daten in einem zentralen Verzeichnis oder Kosteninformationen in einem bereits vorhandenen ERP-System geführt. Abhängig von bereits vorhandenen Unternehmenssystemen muss entschieden werden, welche Informationen PMOffice365 aus einem anderen „führenden“ System bereitgestellt werden. Alternativ kann PMOffice365 als Quelle für führende Informationen zum Beispiel geplante Projektkosten einem ERP-System zur Verfügung stellen. Die hier möglichen Kombinationen sind in aller Regel nicht unmittelbar konfigurierbar. Allerdings bietet Microsoft SharePoint fertig vorbereitete Webservices und Datenschnittstellen an, um Daten an andere Systeme weiter zu geben oder auch Daten aus Drittsystemen zu verarbeiten. Eine Integration mit vorhandenen Systemen ist daher in der Regel ohne großen Aufwand möglich.

Eine direkte Weiterverarbeitung von PMOffice365-Informationen in den Microsoft Office-Produkten (Excel, Access, Outlook, Word) ist bereits im Standard ohne Anpassungen möglich.

Fazit

In der Kombination stellen Microsoft SharePoint als Universalplattform und PMOffice365 als spezialisierte-Projektmanagementlösung alle Funktionen zur Verfügung, die für ein erweitertes Projektmanagement benötigt werden. Im Standard nicht verfügbare Funktionen lassen sich per Konfiguration hinzufügen, ebenso lassen sich nicht benötigte Bereiche ausblenden. Auch eine Einbindung in eine bestehende Infrastruktur mit weiteren internen Systemen ist einfach möglich.

Daher stellt PMOffice365 eine sehr gute Alternative zu einem „Projektmanagement by Excel“ dar und auch zu sehr komplexen Projektmanagementlösungen mit aufwändigen Einführungsprozessen. Grundsätzlich lässt sich auf diesem Weg auch ein Projekt-Portfoliomanagement realisieren.

Kontakt und weitere Schritte

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um das Produkt kennen zu lernen und zu testen. Wir freuen uns auf den persönlichen Kontakt und stellen Ihnen das Produkt vor, gerne mit einer Kalkulation von Einführungskosten.

Ihre Ansprechpartner: Rudolf Vehring und  Dirk Löhn

Locatech IT Solutions GmbH, Baroper Str. 239 b, 44227 Dortmund

Tel: +49 231 70022260

E-Mail: sales@locatech.com

Web: http://www.locatech.com

 

Anlage: Verwaltete Projektmanagementfelder im Standard-PMOffice365 (konfigurier- und erweiterbar)

Projekt-Basisdaten

  • Projektbezeichnung
  • Projekt-Nr.
  • Projektbeschreibung
  • Projektziele
  • Projektrisiken
  • Projektmaßnahmen
  • Projektleiter
  • Projektleiter Stellvertreter
  • Projektleiter Stellvertreter: Telefon
  • Projektleiter Stellvertreter: E-Mail
  • Projektleiter: Telefon
  • Projektleiter: E-Mail
  • Projekt Start
  • Projekt Ende
  • Projekttage Soll (geplant)
  • Projekttage Ist (gebucht)
  • Projektstatus
  • Auftraggeber
  • Auftraggeber: Ansprechpartner
  • Auftraggeber: Ansprechpartner Telefon
  • Auftraggeber: Ansprechpartner E-Mail
  • Ansprechpartner Stellvertreter
  • Teilprojekte
  • Projektnotizen
  • Projektanforderungen/-aufgaben

 

Risk Management

  • Risikoüberwachung durch
  • Letztes Audit am
  • Auditbericht

 

Projektcontrolling

  • Projektkosten
  • Projektkostengesamt
  • Projekt Budget
  • Projekt Rückstellungen
  • Sonstige Projektkosten
  • Projekt Budget (Verfügbar)

 

 

 

 
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