eContract Lite Hands-on: Wordvorlage anpassen

eContract Lite Hands-on: Wordvorlage anpassen

In diesem Hands-on erfahren Sie, wie Sie die Wordvorlage, die für einen neuen Vertrag verwendet wird anpassen. Diese Anpassung können Sie auch für beliebige andere Dokumentbibliotheken vornehmen. Sie haben so die Möglichkeit, den Anwendern eine Vorlage bereitzustellen, die beispielsweise an Ihre Corporate Identity angepasst ist oder bereits vorgegeben Texte für Verträge beinhaltet. Um die Vorlage anzupassen, wechseln Sie im Internet Explorer in die Dokumentbibliothek Verträge. Wenn Sie hier auf Neu klicken erhalten Sie ein leeres Word-Dokument. Um dies zu ändern, klicken Sie im Menüpunkt Einstellungen auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.

Menüpunkt "Einstellungen für Dokumentbibliothek"

Menüpunkt "Einstellungen für Dokumentbibliothek"

Auf der daraufhin geöffneten Website klicken Sie auf den Hyperlink Erweiterte Einstellungen. Auf der nächsten Seite können Sie unter Dokument-Vorlage auf den Link Vorlage bearbeiten unter dem Textfeld klicken, um die die Vorlage in Microsoft Word zu öffnen. Leider kann hier das Problem auftreten, dass SharePoint darauf besteht, dass die Dokument Eigenschaften wie Wiedervorlage-Datum oder Manager angegeben werden müssen. Diese Daten wären dann beim Erstellen eines neuen Vertrages schon eingetragen. Um dies zu umgehen gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist, dass Sie in den Einstellungen für die Dokumentbibliothek die Eigenschaften für die Spalten aufrufen, die als Pflichtfeld markiert sind. In diesem Fall müssten Sie jede Spalte auswählen, bei der unter Erforderlich ein Haken gesetzt ist.

Webseite "Verträge anpassen"

Webseite "Verträge anpassen"


Stellen Sie Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Nein. Wiederholen Sie den Vorgang für alle mit einem Haken unter Erforderlich versehenen Spalten. Ändern Sie dann wie oben beschrieben die Vorlage, leeren Sie evtl. die Datumsfelder und speichern Sie die Änderungen. Danach stellen Sie die Spalten wieder auf Erforderlich um, indem Sie unter Diese Spalte muss Informationen enthalten die Option Ja auswählen. Welche Spalten wieder geändert müssen, können Sie aus dem Bild ersehen.

Webseite "Spalte anpassen"

Webseite "Spalte anpassen"

Alternativ zu dieser Vorgehensweise erstellen Sie die Vorlage mit Word und speichern Sie diese beispielsweise in Ihren Eigenen Dateien. Wählen Sie dann in der Dokumentbibliothek Verträge aus dem Menü Aktionen den Punkt Mit Windows Explorer öffnen.

Menüpunkt "Mit Windows Explorer öffnen"

Menüpunkt "Mit Windows Explorer öffnen"

Kopieren die in der Adresszeile des Windows Explorers angezeigte Adresse. Klicken Sie im Menü auf Extras und dann auf Netzlaufwerk verbinden. Wählen Sie einen Laufwerksbuchstaben aus und fügen Sie unter Pfad die kopierte Adresse ein. Sie können nun über eine Laufwerksverbindung auf die Dokumentbibliothek Verträge zugreifen und Dateien hin- und herschieben. Um nun ihre erstellte Vorlage zu kopieren öffnen Sie ein Fenster mit dem Ordner, in dem Ihre Vorlage gespeichert ist und ein Ordner mit dem Netzlaufwerk der Dokumentbibliothek. Falls im Windows Explorer der Unterordne Forms nicht angezeigt wird, fügen Sie in der Adressleiste /Forms hinzu und betätigen die Eingabetaste. Sie können nun Ihre Vorlage aus dem Quellordner in den Ordner Forms verschieben. In der Dokumentbibliothek Verträge wählen Sie nun erneut Einstellungen und dann Einstellungen für Dokumentbibliothek. In den Erweiterten Einstellungen ändern Sie unter Dokumentvorlage template.doc auf den Dateinamen Ihrer Vorlage.

Webseite "Erweiterte Einstellungen"

Webseite "Erweiterte Einstellungen"

Sie sind nun in der Lage die Word-Vorlage für einen Vertrag ändern. In der nächsten Woche werde ich beschreiben, wie Sie unter Verwendung von SharePoint-Inhaltstypen unterschiedliche Vorlagen und Eigenschaften für unterschiedliche Vertragsarten verwenden können.

 
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