Alle Artikel zu Tipps & Tricks

Fast schon als Standard suchen Anwender Internetinhalte mit Google. Führt eine Suche nicht unmittelbar zum Ziel, so verwenden erfahrene User die so genannte Such-Syntax mit bestimmten Such-Operatoren, um eine Recherche auf eine bestimmte Webseite einzuschränken (Beispiel site:locatech.com) oder nur Ergebnisse mit einem bestimmten Dateityp zu finden (Beispiel filetype:pdf). Die in Microsoft Office365 und SharePoint-Umgebungen verwendete Suche auf der Basis von FAST unterstützt ebenfalls viele Einstellungen, um Suchergebnisse sinnvoll und schnell zu verfeinern. Wird ein Begriff in Weiterlesen

Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können. In einer Reihe von Projekten konnten wir größere Vertragsmanagement-Systeme auf Basis von Microsoft Weiterlesen

Im Vergleich zu SharePoint 2010-Workflows haben sich in der neuen Version SharePoint 2013 einige Änderungen ergeben. Zunächst gibt es scheinbar den Identitätswechselschritt nicht mehr. Eine ähnliche Funktionalität versteckt sich aber hinter dem jetzt so bezeichneten „App-Schritt“. Dieser erlaubt die Ausführung von Aktionen in einem erweiterten Berechtigungs-Kontext, so dass alle Elemente der Webseite gelesen und verändert werden können. Normale Schritte werden immer im Kontext des aktuellen Benutzers ausgeführt, so dass Aktionen aufgrund fehlender Benutzerrechte auch fehlschlagen Weiterlesen

So wie es ausschaut, können Unternehmen jetzt auch ihre BlackBerry-Nutzer in Office365 integrieren. Seit kurzem steht auch in Deutschland der Dienst  BlackBerry Business Cloud Services von Research In Motion (RIM) in Office365 zur Verfügung. Die Lösung stellt Microsoft Exchange Online auch für BlackBerry-Smartphones zur Verfügung. In der Office365-Verwaltung steht folgende Option zur Verfügung: Mit Hilfe der BlackBerry Cloud Services können BlackBerry-Benutzer Unternehmensdaten und persönliche Daten auf einem Smartphone sehen und bearbeiten. Gleichzeitig steht den IT-Abteilungen Weiterlesen

Ein häufig geäußerter Wunsch in SharePoint-Projekten besteht in individuellen E-Mail-Benachrichtigungen. Gerade wenn Prozesse in SharePoint abgebildet werden sollen, die bisher per E-Mail-Versand organisiert waren, erleichtern automatisierte Benachrichtigungs-Workflows die Umstellung auf einen SharePoint-basierten Prozess. Die Standard-Benachrichtigungen in SharePoint, die so genannten Alerts, stellen einen einfachen Weg dar, um sich automatisch über Veränderungen in einer SharePoint-Liste informieren zu lassen. Sind die Anforderungen spezifischer, reicht dieses Vorgehen aber nicht, da oft bestimmte Bedingungen für den E-Mail-Versand gelten sollen. Weiterlesen

Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden.  SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Weiterlesen

Eine Einschränkung bei der Arbeit mit mehrsprachigen SharePoint-Websites sind Auswahllisten, zum Beispiel für die Erfassung von Kategorien, Status o.ä.. Im Gegensatz zu Listenbezeichnungen und Spaltentiteln können diese nämlich nicht automatisch in einer anderen Sprache angezeigt werden, wenn Benutzer aus unterschiedlichen Sprachregionen gemeinsam auf einer SharePoint-Webseite arbeiten. Ein recht eleganter Weg, Auswahllisten wirklich mehrsprachig umzusetzen, besteht in der Verwendung von verwalteten Metadaten oder auch so genannten Taxonomiefeldern. Diese können zentral in SharePoint (auch in SharePoint Online/Office365) Weiterlesen

Wenn Sie bereits Office365-Nutzer sind und Kunden/Partner remote betreuen oder auch Präsentationen per Webcast zeigen, können Sie dazu das in Office365 integrierte Lync nutzen. Das funktioniert auch, wenn Ihr Partner selbst kein Office365 einsetzt, es reicht ein Webbrowser oder ein beim Partner installierter Lync-Client. Starten Sie Ihren Lync-Client, und klicken Sie im Einstellungsmenü (das „Zahnrad“) auf Jetzt besprechen. Klicken Sie dann in der sich öffnenden Gruppenunterhaltung auf Per E-Mail einladen. Kopieren Sie den Besprechungslink, und Weiterlesen

—————— Update 08/2012 ———– Einen aktuellen, weiterführenden Artikel zu den organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung eines Vertragsmanagements finden Sie hier: http://www.locatech.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/ ————————————————— Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch Weiterlesen

Beim Anlegen von persönlichen Websites in SharePoint 2010, den so genannten Mysites (siehe http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee624362.aspx) wurden wir beim Hinzufügen der authentifizierten Benutzer zur Leseberechtigungsebene mit dem Fehler konfrontiert: Fehler in den Forderungsanbietern, die aus dieser Websitesammlung konfiguriert wurden Existierende Benutzer wurden nicht erkannt und konnten auch nicht über die Suchfunktion ermittelt werden. Das Problem haben wir schließlich sehr einfach durch das Hinzufügen einer alternativen Zugriffsordnung für die interne Schreibweise des URLs zur Zentraladministration gelöst. Zentraladministration -> Anwendungsverwaltung Weiterlesen