Automatisches Anlegen einer Ordnerstruktur inklusive Verschlagwortung mit Microsoft SharePoint Online und OneDrive for Business

Automatisches Anlegen einer Ordnerstruktur inklusive Verschlagwortung mit Microsoft SharePoint Online und OneDrive for Business

Für die Verwaltung von Projektdokumenten ist es vielfach üblich, eine Ordnerstruktur mit Windows Explorer zu verwalten. Hier wird dann z.B. für jedes laufende Projekt ein Ordner und für jeden Bereich innerhalb des Projekts (z.B. Material, Personal, Produktion, oder für die einzelnen Fertigungsschritte eines Produktes) ein Unterordner angelegt. Auf das Projekt bezogene Dateien werden dann in den jeweils passenden Unterordnern abgelegt.
Eine solche Struktur wurde in der Vergangenheit entweder lokal oder, um für alle Beteiligten erreichbar zu sein, auf einem firmeneigenen Server/Netzlaufwerk bereitgestellt.

Hierbei stellt sich die Herausforderung, dass es immer nur eine gültige aktuelle Version einer Datei geben darf und auch allen Beteiligten immer klar sein muss, wo diese zu finden ist. Dafür sind Dateiablagen auf Desktops der Mitarbeiter wenig geeignet. Ein Netzlaufwerk wiederum ist für externe Mitarbeiter meist nicht erreichbar. Und auch die Suche nach Informationen in einer einfachen Ordnerstruktur kann schwierig sein. Zwar kann nach Inhalten gesucht werden, aber nicht z.B. projektübergreifend nach allen Dateien, die sich mit dem Thema „Personal“ beschäftigen.

Abhilfe lässt sich schaffen, indem die Dateiablage nicht mehr auf dem Desktop oder einem lokalen Server erfolgt, sondern auf Microsoft SharePoint in einer Dokumentbibliothek. Und nutzen Sie OneDrive for Business, ist die Dokumentablage auch offline und für berechtigte externe Benutzer jederzeit verfügbar. Eine Durchsuchbarkeit der abgelegten Dokumente nach bestimmten Kriterien wie Projektbereich oder Kategorien allerdings lassen noch zu wünschen übrig.

Die Lösung hier besteht in einem Nachbilden der gewohnten Ordnerstruktur, wie Sie sie von einem Netzlaufwerk kennen, innerhalb der SharePoint-Umgebung. Eine Nutzung der Dokumentablage ist dann wie bisher im Dateisystem möglich, aber alle Inhalte werden regelmäßig mit der zentralen SharePoint-Bibliothek synchronisiert. Eine Projektstruktur mit den gewünschten Unterordnern wird dabei automatisiert angelegt, inklusive einer Verschlagwortung und Kategorisierung der Unterordner. Beim Ablegen von Dateien in einem dieser Projekt-Ordner und -Unterordner erben diese jeweils alle zugehörigen Kategorisierungen und Attribute und werden so automatisch verschlagwortet. Es kann dann also jederzeit eine Filterung aller Dateien z.B. nach dem Bereich „Personal“, über alle Projekte hinweg, erfolgen.
Sobald auf SharePoint ein neues Projekt angelegt wird, werden automatisch in der vorgegebenen, für alle Projekte gleichen Struktur Ordner eingerichtet.

Die Grundvoraussetzung für eine solche Lösung ist bereits durch SharePoint Server und SharePoint Online gegeben. Die Ausgestaltung für das automatische Anlegen einer vorgegeben Ordnerstruktur inklusive Verschlagwortung der darin hochgeladenen Dateien erfolgt durch eine technische Konfiguration Ihres SharePoint-Systems. Gerne beraten wir Sie dazu und konfigurieren Ihre Systemumgebung. Setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung!

 

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